Undvik dessa 10 misstag när du skriver professionella e-postmeddelanden

för många av oss dominerar e-post vårt arbetsliv. Antalet e-postmeddelanden som skickas över hela världen ökar med 4, 5% från år till år, så det är värt att komma ihåg hur man använder detta kommunikationsverktyg professionellt och effektivt. Här är våra råd om vad man inte ska göra.

gör inte ett dåligt första intryck

hälsningen är det första som din läsare ser, så skriv inte fel på deras namn eller ring dem med deras efternamn snarare än deras förnamn. Var inte för formell eller informell i din hälsning; helst bör du spegla tonen i din läsare.

var inte för bekant i dina ämnesrader

lägg aldrig ’hej’ eller ’Hej’ i din ämnesrad eller något för vagt. Undvik kapitalisering och emojis också. Ämnesrader för e-post ska vara korta, meningsfulla och lätt sökbara.

låt dig inte frestas att försköna

introduktioner som ’jag försökte ditt nummer i morse’ eller ’jag ser att du är registrerad för att delta i konferensen nästa vecka’ är inte väl mottagna om mottagaren är väl medveten om att de inte är sanna.

lämna inte det bästa till sist

var medveten om att människor kanske inte alltid läser till slutet av en lång e-post. Om du delar viktig information eller gör en förfrågan, skriv den tidigt i e-postmeddelandet och ge bakgrunden och detaljerna efteråt.

gör det inte svårt att läsa

e-postmeddelanden som är tätt packade med text i ett litet teckensnitt utan styckebrytningar kan vara avskräckande och svåra att läsa. Kom ihåg att människor ofta läser sina e-postmeddelanden på sina mobiltelefoner när de är på språng, och tabeller och bilder kanske inte visas på skärmen i samma format som på ett skrivbord.

akta dig för akronymer och förkortningar

dessa är användbara genvägar när alla förstår dem, men kan alienera din läsare om de inte känner till villkoren. Kom ihåg att akronymer som vanligtvis används inom din organisation kanske inte är bekanta för kunder och partners.

Out-of-Office shockers

inte overshare med alla. Även om det är trevligt att vara personlig, är det verkligen inte nödvändigt att förklara detaljerna i ett komplicerat familjeliv eller den exakta karaktären av din operation! Din läsare behöver veta när du kommer tillbaka och vem du ska kontakta i din frånvaro.

glöm inte att stänga

försök att inte avsluta din e-post för abrupt; istället avsluta med en ’jag ser fram emot att träffa/prata med dig.. eller ’låt mig veta om du har några frågor’ beroende på sammanhanget. Se till att din sign off är professionell; de flesta människor använder en version av gäller om ’slag’ eller ’bästa’.

kopiera inte i världen

specifikt, kopiera inte i någon senior som en form av försvar eller attack, eller lägg till nya personer i befintliga e-posttrådar utan att förklara varför. Använd inte cc som ett sätt att berätta för personen i kopia för första gången att de behöver göra något för mottagaren – det är artigt att prata med dem eller meddela dem separat först.

Skicka aldrig innan du läser om

slarviga e-postmeddelanden med stavfel och skrivfel lämnar ett varaktigt negativt intryck. Du kommer också sannolikt att utelämna viktig information eller lämna frågor från din mottagare obesvarade om du skyndar dig att skriva e-postmeddelandet.

förbättra din förmåga att producera korrekt, tydlig och läsarvänlig skriftlig kommunikation på vår professionella Skrivfärdighetskurs.

vi är specialister på workforce training solutions

Hur kan vi hjälpa dig?

• granska dina befintliga träningsprocesser och utför en behovsanalys
• testa dina anställdas kompetensnivåer
• rekommendera träningsalternativ
• ge utbildning

vad får du?

• kostnadseffektiva virtuella träningslösningar
• ökat medarbetarengagemang och förtroende
• förbättrad internationell kommunikation som leder till bättre affärsresultat