hur man implementerar QMS i en organisation

när konkurrensen är hård är spelets namn kundnöjdhet. Nöjda kunder är ofta lojala, återkommande kunder. Nöjda kunder är en av de bästa (och billigaste) marknadsföringsenheterna. Nöjda kunder påverkar direkt bottenlinjen.

så, hur garanterar du att kunderna är konsekvent nöjda?

hur tjänar du kundlojalitet?

en kund väljer att använda din produkt eller tjänst, i slutändan köper de produktionscykeln som banade vägen till det slutliga erbjudandet.

om du letar efter det bästa sättet att skapa kunder för livet är det dags att lära dig hur du implementerar QMS i din organisation.

för att lära dig mer om vad en QMS är, läs: ”Vad är ett kvalitetsstyrningssystem (QMS)?”

hur man implementerar QMS i en organisation

från ett datadrivet tillvägagångssätt som Six Sigma eller ett processdrivet system som Total Quality Management (TQM) till det mer personcentrerade tillvägagångssättet för kontinuerlig kvalitetsförbättring (CQI) finns det mer än en metod för att hantera kvalitet.

för dem som är intresserade av hur man implementerar QMS i en organisation som är starkt reglerad, står inför FDA-granskning eller erbjuder tjänster i en offentlig sektor, anses International Organization for Standardization (ISO) vara den internationella standarden för en effektiv QMS.

ISO-standarder fungerar från ett riskbaserat tillvägagångssätt, såväl som processdriven. När de tillämpas korrekt bidrar ISO-standarderna till att förbättra produkt-eller tjänstekvaliteten och ge ramarna för att upprätthålla hållbar, ständigt förbättrad verksamhet.

vår diskussion om hur man implementerar QMS i en organisation fokuserar på de globalt accepterade ISO 9001-standarderna.

hur man implementerar en QMS med ISO-standarder

en praktisk QMS-metod innehåller en PDCA-metod (plan-Do-check-act). ISO-standarder följer denna modell. Den klassiska PDCA-cykeln omfattar sju steg:

1. Design
2. Bygg
3. distribuera
4. kontroll
5. åtgärd
6. granska
7. förbättra

Låt oss undersöka hur effektiv systemimplementering använder varje steg.

Design

under designfasen skapar ett utsett kvalitetsteam tillsammans med ledningen ramverket för QMS, skapar specifika affärsprocesser för att stödja systemet och bestämmer sedan tidsramen, träningsplanen och resurserna som behövs för genomförandet. Utforma en QMS innebär att anpassa kundernas krav inom ramen för organisationen. Detta uppnås bäst genom att producera tre definierande dokument:

• QMS omfattning: definierar gränserna för systemet. Skisserar produkterna och operativa funktioner för att övervaka och väljer de områden inom produktionscykeln där QMS behöver tillämpas.
• kvalitetspolicy: dokumenterar det övergripande syftet med företagets QMS, inklusive kundnöjdhetsmål och organisationens engagemang för kvalitetskontroll och ständiga förbättringar. Att genomföra riskbedömning före policyplanering ger vägledning och avslöjar ofta nya möjligheter att ta itu med inom policyn.
• QMS-mål: översätter kvalitetspolitiken till mätbara resultat. Utkast detaljerade uttalanden avsedda att definiera roller och ansvar för varje anställd som är involverad i att uppnå ett specifikt mål. Ger vägledning om hur man genomför kvalitetspolicy.

alla tre dokument krävs som en del av ISO-certifieringsprocessen.

Bygg

för att bygga en effektiv QMS, börja med att utveckla interna kontrollaktiviteter utformade för att minska riskerna i samband med nya system. Nästa, generera dokumenterad information som förklarar alla QMS processer, sedan anskaffa de resurser som behövs för att genomföra QMS förfaranden.

byggnadsfasen innefattar skapandet av processkartor och flödesscheman med detaljerade arbetsinstruktioner som beskriver monterings-och produktionsförfaranden. Det är också viktigt att etablera en organisationsstruktur, kartlägga detaljerade roller och ansvarsområden i de olika stadierna av produktutveckling.

för att underlätta genomförandet av ett QMS under byggfasen, bekräfta att testprocedurer för kvalitetssäkring överensstämmer med kvalitetsstandarder och utveckla mätvärden för att övervaka och mäta framgång.

distribuera

det bästa rådet om hur man implementerar QMS i en organisation, särskilt om omfattande förändringar och tillägg till nuvarande processer är nödvändiga, är att distribuera systemet i steg. Några bästa metoder att överväga för framgångsrik distribution under varje steg:

• före utplacering, sprida dokumenterad information och kvalitetsmanualer om de specifika processerna och begära feedback
• genomföra nödvändig personalutbildning och utbildning på verktyg och system
• Tågavdelningschefer om dokumentkontrollprocedurer
• utbilda processägare om spårningsstatistik

kontrollera och mäta

för att korrekt kontrollera och mäta effektiviteten hos en QMS, en prestationsutvärderingsstrategi är viktigt. Börja med en internrevision.

internrevision avslöjar vilka processer som överensstämmer med företagets kvalitetspolicy och operativa mål. Revision avslöjar också de potentiella svagheterna i processkontroller. Ledningen kan sedan använda ett riskbaserat tillvägagångssätt för att avgöra vilka förbättringar (om några) som behöver göras.

granska och förbättra

efter att QMS har varit i drift under en föreskriven period, gör en ledningsgranskning för att mäta QMS effektivitet. En ledningsgranskning samlar in information från:

• granskningsresultat
• rapporterade mätvärden
• insamlade data
• fall av bristande överensstämmelse
• resultat av kundnöjdhetsundersökning
• efterlevnad av lagstadgade krav
• kvalitetskontroller

en grundlig ledningsgranskning gör det lättare att initiera korrigerande åtgärder. Granskningsresultat och kvalitetsgranskningar kan också identifiera processer som inte är tillräckliga för att stödja uppnåendet av kvalitetsmål.

kvalitetsstyrningsprinciper för en effektiv QMS

för att ge ytterligare vägledning om hur man implementerar QMS i en organisation utvecklade ISO sju principer för hantering av kvalitet:

kundfokus

det primära syftet med en QMS är att tillhandahålla kvalitetsprodukter eller tjänster som inte bara överstiger kundernas krav utan också att avslöja möjligheter att skapa ytterligare värde för kunderna, vilket säkerställer hållbar kundlojalitet.

ledarskap

en effektiv QMS är endast möjlig när styrelsen, toppledningen och enhetsövervakarna visar ett orubbligt engagemang för kvalitet. Genom att kommunicera, uppmuntra och dela sin vision motiverar ledarskap alla i organisationen att uppfylla kvalitetsmål.

engagemang av människor

genom” erkännande, empowerment och förbättring av kompetens ” främjar ledarskap inköp från alla nivåer inom organisationen.

Processmetod

för att uppnå konsekventa resultat måste ett kvalitetsstyrningssystem anpassa samspelet mellan processer. En processinriktning utbildar alla som är involverade i produktionscykeln om hur olika In-och utgångar samverkar och, när de utförs korrekt, hur dessa interaktioner bidrar till övergripande systemeffektivitet.

förbättring

ett engagemang för kontinuerlig förbättring är ett varumärke som tillhör innovationsdrivna företag. Kontinuerlig förbättring, som använder både korrigerande och förebyggande åtgärder, sätter scenen för verksamheten att ta tillvara nya möjligheter och öka marknadsandelarna.

evidensbaserat beslutsfattande

ISO: s QMP-dokument säger det bäst: ”beslut baserade på analys och utvärdering av data och information är mer benägna att ge önskade resultat.”

Relationship Management

intresserade parter—investerare, affärspartners, leverantörer, supply chain—enheter, anställda, kunder och andra externa intressenter-påverkar organisationens resultat och framgång. För att stärka dessa relationer, uppmuntra samarbete, dela metoder för resursoptimering, skapa öppna kommunikationslinjer och känna igen och belöna prestationer.

automatiserade lösningar för QMS-implementering

efter att ha undersökt hur man implementerar QMS i en organisation undrar många företag om det är värt besväret. Svaret är ” ja.”Fördelarna är betydande. En stark QMS tilldelar konkurrensfördelar till företag som tar initiativ till att förbättra kvalitetssäkringen.

lyckligtvis är många av förutsättningarna för ISO-certifiering lätt automatiserade. Om du vill veta mer om ZenGRC lösningar för att genomföra en certifierbar kvalitetsledningssystem, kontakta oss, eller schemalägga en demo idag.