e-mailul rămâne una dintre cele mai bune și mai ușoare modalități de a rămâne în contact cu oaspeții dvs. înainte, în timpul și după șederea lor. De asemenea, vă oferă posibilitatea de a construi o relație cu oaspeții dvs. chiar înainte ca aceștia să se înregistreze. Care sunt elementele esențiale pe care ar trebui să le includă un e-mail pentru oaspeți pentru a fi util, oportun și relevant? Mai jos veți găsi cele mai comune patru șabloane de e-mail pentru hoteluri pe care le puteți adapta imediat pentru proprietatea dvs. Dacă doriți să vedeți mai multe exemple, descărcați ebook-ul nostru cuprinzător cu șabloane de e-mail personalizabile.
mai mult – și poate cel mai important – e-mailul continuă să fie unul dintre cele mai preferate canale de comunicare pentru consumatori: un studiu global recent realizat de Twilio a constatat că 83% dintre consumatori preferă e-mailul atunci când primesc comunicații de la companii. Cu majoritatea hotelurilor care trimit e-mailuri oaspeților, acesta continuă să fie un canal esențial în ospitalitate.
în primul rând, ceea ce face o bună comunicare de oaspeți?
este on-brand. În primul rând, e-mailul trebuie să se potrivească cu aspectul mărcii dvs.: culorile ar trebui să se potrivească, fontul ar trebui să fie familiar și imaginile ar trebui să se alinieze promisiunii mărcii dvs. De asemenea, conținutul trebuie să fie scris în vocea dvs. de marcă. Dacă aveți un brand jucăuș, iar e-mailul este prea serios, creează disonanță.
este util. Acest lucru se referă în special la comunicațiile înainte de ședere, care ar trebui să ofere valoare oaspetelui sub formă de informații utile despre șederea viitoare. Alte exemple de informații utile includ unde să parchezi, ce să faci când ajungi acolo sau evenimente speciale pe care oaspeții ar putea dori să le ia în considerare.
este relevant. În studiul Twilio menționat mai sus, 56% dintre consumatori urăsc comunicațiile care nu sunt relevante. Deci, face e-mailurile relevante! Dacă adăugați oportunități de Vânzare la șabloanele de e-mail, asigurați-vă că aceste oferte se aliniază cât mai aproape posibil cu ceea ce știți despre invitat.
este oportun. Nu numai că ar trebui să oferiți oaspeților informații utile și relevante, dar trebuie să o faceți și la momentul potrivit! De obicei, acest lucru este atunci când este de top-of-minte, cum ar fi câteva zile înainte de sosire sau instant o rezervare este creat.
să trecem la cele mai comune 4 șabloane de e-mail pentru proprietățile ospitalității.
#1: șablon de e-mail de confirmare a rezervării hotelului
obiectiv: furnizarea confirmării rezervării instantanee cu toate detaliile relevante pentru înregistrările oaspeților. Confirmarea rezervării oferă oaspeților liniște sufletească și reduce volumul apelurilor în cauză de la oaspeții care nu au primit un e-mail de confirmare. Amintiți-vă că majoritatea oaspeților sunt obișnuiți cu răspunsul instantaneu al comerțului electronic, astfel încât trimiterea manuală a e-mailurilor de confirmare poate să nu răspundă așteptărilor călătorilor de astăzi.
lucruri de inclus: numărul rezervării/ID-ul rezervării, tipul camerei, datele sejurului, orele de check-in/check-out, defalcarea costurilor, locația și informațiile de contact, Politica de anulare și profilurile social media
cât de des se actualizează: ar trebui să actualizați șablonul de e-mail de confirmare a rezervării la fiecare câteva săptămâni pentru a include evenimente viitoare, oferte speciale cu timp limitat și alte elemente de interes pentru oaspeții dvs. Folosind această comunicare prin e-mail strategic, ar trebui să fie capabil de a stimula oportunitățile de venituri incrementale.
{imagine antet BOLD care reflectă marca dvs.}
bună,
Vă mulțumim că ați ales . Așteptăm cu nerăbdare să găzduiască șederea.
aici sunt detaliile rezervării:
Numărul de confirmare a rezervării:
tipul camerei:
data sosirii:
data plecării:
Cereri Speciale:
adresa:
anulări:
dacă aveți nevoie pentru a face modificări sau necesită asistență vă rugăm să sunați sau e-mail-ne la .
așteptăm cu nerăbdare să vă întâmpinăm în curând!
{subsol: adăugați icoane/link-uri de SOCIAL MEDIA}
#2: pre-sosire Hotel Email Template
obiectiv: pentru a obține oaspetele incantati de șederea lor viitoare oferind în același timp, de asemenea, informații importante pentru a pune mintea lor la usurinta. Este mult mai ușor pentru oaspeți să găsească un e-mail recent decât să sape pentru o confirmare a rezervării. Prin trimiterea e-mailului înainte de sosire, veți reapărea detaliile de rezervare relevante și veți oferi o resursă utilă pentru șederea viitoare a oaspeților dvs.
lucruri de inclus: acest e-mail tinde să fie mai lung decât e-mailul de confirmare. Includeți toate detaliile relevante ale rezervării (majoritatea vor fi repetate din e-mailul de confirmare), cum ar fi numărul rezervării, tipul camerei și durata sejurului. Nu este obișnuit să vedeți o defalcare a costurilor în aceste e-mailuri, dar asigurați-vă că includeți detalii funcționale. De asemenea, doriți să includeți informații despre proprietate (cum ar fi detalii de check-in, unde să parcați, regulile casei, Evenimente viitoare) și vânzări relevante (cum ar fi upgrade-uri de cameră, activități la destinație, reduceri pentru cafenea sau spa). De asemenea, este foarte obișnuit – și foarte recomandat – să includeți un link către un ghid local organizat de proprietatea dvs.
cât de des se actualizează: Similar confirmării rezervării, veți dori să aliniați actualizările cu calendarul evenimentelor proprietății. Și, atâta timp cât utilizați o integrare terță parte (consultați ultima secțiune pentru mai multe detalii) pentru a potrivi automat ofertele upsell cu profilul fiecărui invitat, șablonul nu va trebui să fie actualizat la fel de des.
bună ,
șederea dvs. este chiar după colț! Iată câteva detalii pentru a vă face vizita mai plăcută:
rezervare #
numele oaspetelui:
numărul de nopți:
data sosirii:
data plecării:
tipul camerei:
Check-in: __:__ {fill in with your check in time}
Check out: __:__ {fill in with you check out time}
adresa:
parcare: {ADD info parcare relativă} (de exemplu, parcarea este ușor și gratuit: doar apuca un loc oriunde în lot direct adiacent la hotel sau adăugați detalii despre taxa de parcare.)
informații importante: {utilizați această secțiune pentru a adăuga detalii precum: regulile casei, anunțuri, politici, detalii de plată, Informații WIFI etc.}
începeți șederea la
{adăugați promoții} exemplu: Bucurați-vă de happy hour zilnic de la 3-6 pm în hol.
oferte speciale:
- $100 cina cuplului-include 3 feluri de mâncare și o sticlă de vin. Vă rugăm să sunați sau e-mail pentru a face o rezervare.
- half – off Vineri-toate aperitive sunt 50% off în fiecare vineri, în ianuarie.
profitați la maximum de
Iată ce se întâmplă în jurul orașului în această săptămână.
{personalizați cu câteva evenimente cheie sau un LINK către un CALENDAR}
consultați ghidul nostru local pentru recomandări alese manual cu privire la cele mai bune locuri pentru a mânca, vizita și explora.
dacă aveți nevoie de noi, Contactați-ne la sau
ne vedem în curând!
{subsol: adăugați icoane/link-uri de SOCIAL MEDIA}
#3: șablon de e-mail pentru Hotel Post-sejur
obiectiv: e-mailul post-ședere ar trebui să se concentreze pe două lucruri: colectarea de feedback direct de la oaspeți și încurajarea recenziilor online. Solicitând în mod proactiv feedback, puteți prinde orice probleme potențiale înainte ca acestea să devină recenzii mai puțin stelare online. Solicitând recenzii, veți menține, de asemenea, frecvența revizuirii – criterii utilizate de majoritatea Ota atunci când stabiliți cum să vă clasificați hotelul în căutările relevante. Nu uitați să răspundeți și la recenziile dvs. online!
lucruri de inclus: doriți să includeți o modalitate prin care oaspeții pot contacta direct directorul general pentru orice feedback specific. De asemenea, veți dori să includeți linkuri către cele mai importante platforme de revizuire pentru hotelul dvs., cum ar fi TripAdvisor.
cât de des se actualizează: e-mailul post-ședere este foarte direct și tranzacțional. Deci nu va trebui să fie actualizat foarte des. Veți dori să o revizuiți cel puțin trimestrial pentru a vă asigura că adresele URL funcționează și că orice altceva se potrivește în continuare stilului de comunicare al mărcii dvs.
{imagine cu antet BOLD care reflectă marca dvs.}
bună,
Vă mulțumim din nou că ați ales să vă petreceți timpul cu noi! Cum a fost șederea la ?
feedback-ul dvs. este valoros și esențial pentru noi și oaspeții viitoare.
vă rugăm să luați un moment pentru a împărtăși experiența dumneavoastră {Adauga LINK pentru a revizui SITE-ul, TripAdvisor, etc.}
ne-am angajat să abordăm orice probleme care apar în timpul șederii dvs. la noi. Dacă aveți comentarii cu privire la modul în care putem îmbunătăți, vă rugăm să răspundeți direct la acest e-mail sau să ne sunați la
sperăm că vă veți alătura din nou în curând.
{subsol: adăugați icoane/link-uri de SOCIAL MEDIA}
#4: Re-angajament Hotel Email Template
obiectiv: pentru a hrăni relații pe termen lung cu oaspeții din trecut. E-mailurile de reangajare sunt deosebit de eficiente atunci când vizează oaspeții aflați la distanță de conducere care pot lua în considerare o călătorie spontană.
lucruri de inclus: conținutul legat de evenimente în desfășurare și activități sezoniere poate atrage potențialii oaspeți să vă revizuiască proprietatea. De asemenea, ar trebui să includeți un apel la acțiune și orice oferte promoționale făcute special pentru oaspeții care se întorc.
cât de des se actualizează: dintre toate șabloanele, acesta este cel mai dinamic. Doriți să creați șabloane de reangajare pentru anumite segmente de invitați, care pot fi reutilizate cu ușurință pentru campaniile viitoare. Vă recomandăm să actualizați acest șablon pentru fiecare campanie de reangajare, astfel încât să nu trimiteți e-mailuri identice de fiecare dată. De asemenea: testați liniile de subiect de e-mail pentru a determina care dintre ele funcționează cel mai bine!
{imagine cu antet îndrăzneț care reflectă marca dvs.}
{exemplu de TEXT. Acest e-mail va trebui să fie personalizat la locația dvs.}
vino experiență se încadrează în !
toamna este un moment minunat pentru a reveni și a ne vizita pentru a experimenta cele mai vibrante schimbări sezoniere ale coastei de Est. De la frunzele în schimbare la culesul merelor proaspete, există activități nesfârșite de toamnă pentru toate vârstele {sugestie: puteți personaliza acest e-mail pentru a satisface Cuplurile, călătorii SOLO, familiile etc.}
Iată un pic de gust de ceea ce vă puteți aștepta în acest sezon. {Adăugați linkuri și imagini RELATIVE pentru fiecare exemplu}
Top 25 activități de toamnă în
rețetele noastre preferate de toamnă
cele mai bune 10 activități de Festival suntem încântați pentru acest sezon de toamnă
consultați Instagram {ADD LINK} pentru a urmări culorile care se schimbă la proprietatea noastră. Este întotdeauna o priveliște frumoasă!
noroc,
{adăugați un CTA: Rezervați-vă șederea de toamnă și bucurați-vă de un cocktail de Apus de soare gratuit pentru doi}
{subsol: adăugați icoane/link-uri de socializare}
exemplu de e-mail pentru oaspeți: Bode Hotel Nashville
șabloanele de e-mail pentru hoteluri afișate mai sus vă vor oferi baza pentru e-mailurile proprietății dvs., dar, desigur, acestea vor trebui editate și modificate pentru a satisface proprietatea și oaspeții dvs. Poți fi la fel de creativ sau simplu cum îți place!
mai jos este un exemplu de e-mail eficient, on-brand și bine gândit înainte de sosire de la Hotelul Bode din Nashville. Pune oaspeții în largul lor, oferind tot ce trebuie să știe despre șederea lor viitoare și, de asemenea, le oferă un sentiment al tipului de experiență în care se află. Furnizarea acestor informații importante în avans reduce incertitudinea și stabilește tonul pentru șederea viitoare. Și, dacă există alte întrebări, este clar cum să luați legătura cel mai bine.
chiar dacă pot fi automatizate, aceste e-mailuri dau tonul și evidențiază capacitatea de reacție a proprietății dvs. Aruncați o privire la șablonul de mai jos pentru a vedea cum se face.
instrumente pentru automatizarea comunicării dvs. de oaspeți
automatizarea este cel mai bun prieten al unui hotelier. Crește consistența, reduce erorile și elimină munca manuală obositoare, economisind o tonă de timp. Comunicările clienților, cum ar fi e – mailurile pre și post-ședere, sunt perfect potrivite pentru automatizare. În loc să fie nevoie să trageți manual aceste informații într-un e-mail pentru fiecare oaspete înainte de sosire, fluxul de lucru automat are grijă de el fără probleme.
dincolo de impactul pozitiv asupra experienței clienților și a eficienței timpului, automatizarea poate, de asemenea, să vă alimenteze veniturile incrementale oferind vânzări perfect sincronizate și să sporească reputația online a hotelului dvs. prin captarea mai multor recenzii ale oaspeților.
la Cloudbeds, am construit un sistem de automatizare a e-mailului care se leagă direct de sistemul nostru de gestionare a proprietății pentru a eficientiza comunicațiile în întreaga călătorie a oaspeților. În acest fel, nu trebuie să treceți între mai multe sisteme, iar personalul are doar un singur sistem de învățat. Șabloanele de e-mail pot fi personalizate cu informațiile cele mai importante pentru oaspeții dvs. și apoi programate pe baza declanșatoarelor, cum ar fi rezervări noi, check-in-uri sau modificări ale rezervării.
în plus față de propriul nostru instrument de automatizare all-in-one, ne integrăm cu alte servicii (prin intermediul Cloudbeds marketplace) care vă împuternicesc proprietatea cu comunicații automate. Iată câteva opțiuni:
- Wishbox permite utilizatorilor să colecteze și să încarce automat toate datele și documentația necesară pentru oaspeți înainte de sosirea lor. Apoi, automatizează comunicațiile pentru a genera mai multe venituri din vânzări și pentru a îmbunătăți satisfacția clienților cu informații despre proprietăți și recomandări locale, toate în limba proprie a oaspetelui.
- GuestJoy vă ajută să gestionați comunicarea clienților în toate etapele șederii lor. Serviciul ajută, de asemenea, la colectarea recenziilor clienților și la oferirea de servicii de concierge și vânzări direcționate.
- Experience Hotel este un CRM pentru clienți care include vânzări automate, cereri de feedback și recenzii și campanii de loialitate/recompense. Totul este condus de comunicări de marketing dinamice bazate pe profilul fiecărui oaspete.
integrările de comunicații pentru oaspeți disponibile pe Cloudbeds Marketplace.
odată ce ați construit șabloane puternice de e-mail la hotel și ați stabilit regulile de automatizare, vă veți bucura de o strategie de comunicare susținută și directă pentru oaspeți. Nu va trebui niciodată să trimiteți manual aceste tipuri de e-mailuri din nou.
un ultim sfat: revizuiți periodic șabloanele și automatizarea pentru a vă asigura că totul funcționează în continuare așa cum ar trebui. Un indicator al unei probleme potențiale este dacă observați o scădere bruscă a tarifelor deschise sau oaspeții se plâng că nu au primit un e-mail.