Unikaj tych 10 błędów podczas pisania profesjonalnych e-maili

dla wielu z nas e-mail dominuje w naszym życiu zawodowym. Liczba e-maili wysyłanych na całym świecie wzrasta o 4,5% rok do roku, dlatego warto pamiętać, jak profesjonalnie i skutecznie korzystać z tego narzędzia komunikacji. Oto nasza rada, czego nie robić.

nie rób złego pierwszego wrażenia

pozdrowienie jest pierwszą rzeczą, którą widzi Twój czytelnik, więc nie literuj ich imienia ani nie nazywaj ich po imieniu, a nie po imieniu. Nie bądź zbyt formalny lub nieformalny w swoim pozdrowieniu; najlepiej powinieneś odzwierciedlać ton swojego czytelnika.

nie bądź zbyt zaznajomiony w temacie

nigdy nie umieszczaj „cześć” lub „cześć” w temacie ani niczego zbyt niejasnego. Trzymaj się z dala od kapitalizacji i emotikonów. Tematy wiadomości e-mail powinny być krótkie, znaczące i łatwe do przeszukiwania.

nie ulegaj pokusie upiększania

wprowadzenie, takie jak „próbowałem Twojego numeru dziś rano” lub „widzę, że jesteś zarejestrowany na udział w konferencji w przyszłym tygodniu”, nie jest dobrze odbierane, jeśli odbiorca jest w pełni świadomy, że nie są one prawdziwe.

nie zostawiaj najlepszego do końca

pamiętaj, że ludzie nie zawsze mogą czytać do końca długiego e-maila. Jeśli udostępniasz ważne informacje lub składasz wniosek, napisz je wcześniej w wiadomości e-mail, a następnie podaj tło i szczegóły.

nie utrudniaj czytania

wiadomości e-mail, które są gęsto upakowane tekstem w małej czcionce bez podziałów akapitów, mogą być zniechęcające i trudne do odczytania. Pamiętaj, że ludzie często czytają e-maile na telefonach komórkowych podczas podróży, a tabele i obrazy mogą nie być wyświetlane na ekranie w tym samym formacie, co na pulpicie.

uważaj na akronimy i skróty

są to przydatne skróty, gdy wszyscy je rozumieją, ale mogą zrazić czytelnika, jeśli nie jest zaznajomiony z terminami. Pamiętaj, że akronimy powszechnie używane w Twojej organizacji mogą nie być znane klientom i partnerom.

szokerzy poza biurem

nie prześcigają się ze wszystkimi. Chociaż miło jest być osobistym, naprawdę nie trzeba wyjaśniać szczegółów skomplikowanego życia rodzinnego ani dokładnego charakteru twojej operacji! Twój czytelnik musi wiedzieć, kiedy wrócisz i z kim się skontaktować podczas Twojej nieobecności.

nie zapomnij zamknąć

staraj się nie kończyć zbyt gwałtownie swojego e-maila; zamiast tego Zakończ ” czekam na spotkanie/rozmowę z Tobą.. lub „daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania” w zależności od kontekstu. Upewnij się, że twój podpis jest profesjonalny; większość ludzi używa wersji „życzliwej” lub „najlepszej”.

nie kopiuj w świecie

konkretnie, nie kopiuj w kimś starszym jako formę obrony lub ataku, ani nie dodawaj nowych osób do istniejących wątków e-mail bez wyjaśnienia dlaczego. Ponadto nie używaj cc jako sposobu na poinformowanie osoby w kopii po raz pierwszy, że musi zrobić coś dla odbiorcy – uprzejmie jest najpierw porozmawiać z nią lub wysłać wiadomość osobno.

nigdy nie wysyłaj przed ponownym przeczytaniem

niechlujne e-maile z błędami ortograficznymi i literówkami pozostawiają trwałe negatywne wrażenie. Możesz również pominąć ważne informacje lub pozostawić pytania od odbiorcy bez odpowiedzi, jeśli spieszysz się z pisaniem wiadomości e-mail.

Popraw swoją zdolność do tworzenia dokładnej,jasnej i przyjaznej dla czytelnika pisemnej komunikacji na naszym profesjonalnym kursie umiejętności pisania.

jesteśmy specjalistami w rozwiązaniach szkoleniowych dla pracowników

jak możemy Ci pomóc?

• przejrzyj istniejące procesy szkoleniowe i dokonaj analizy potrzeb
• Sprawdź poziom umiejętności swoich pracowników
• Poleć opcje szkoleń
• Zapewnij szkolenie

co zyskasz?

• efektywne kosztowo wirtualne rozwiązania szkoleniowe
• zwiększone zaangażowanie i zaufanie pracowników
• Lepsza komunikacja międzynarodowa prowadząca do lepszych wyników biznesowych