jak wdrożyć QMS w organizacji

kiedy konkurencja jest ostra, nazwa gry to zadowolenie klienta. Zadowoleni klienci to często lojalni, powtarzający się klienci. Zadowoleni klienci są jednym z najlepszych (i najtańszych) urządzeń marketingowych. Zadowoleni klienci bezpośrednio wpływają na wyniki finansowe.

w jaki sposób gwarantujesz, że klienci są konsekwentnie zadowoleni?

jak zdobyć lojalność klientów?

klient decyduje się na korzystanie z twojego produktu lub usługi, ostatecznie kupuje cykl produkcji, który utorował drogę do ostatecznej oferty.

Jeśli szukasz najlepszego sposobu na tworzenie klientów na całe życie, nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jak wdrożyć QMS w swojej organizacji.

aby dowiedzieć się więcej o tym, czym jest QMS, przeczytaj: „co to jest System Zarządzania Jakością (QMS)?”

jak wdrożyć system zarządzania jakością w organizacji

od podejścia opartego na danych, takiego jak Six Sigma lub systemu opartego na procesach, takiego jak Total Quality Management (TQM), po bardziej zorientowane na osobę podejście ciągłego doskonalenia jakości (CQI), istnieje więcej niż jedna metoda zarządzania jakością.

dla osób zainteresowanych tym, jak wdrożyć QMS w organizacji, która jest ściśle regulowana, podlega kontroli FDA lub oferuje usługi w branży publicznej, Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) jest uważana za międzynarodową normę skutecznego QMS.

normy ISO działają w oparciu o podejście oparte na Ryzyku,a także są oparte na procesach. Przy prawidłowym stosowaniu normy ISO pomagają poprawić jakość produktów lub usług i zapewniają ramy dla utrzymania zrównoważonych, stale ulepszanych operacji.

nasza dyskusja na temat wdrożenia systemu zarządzania jakością w organizacji koncentruje się na akceptowanych na całym świecie standardach ISO 9001.

jak wdrożyć QMS z wykorzystaniem standardów ISO

praktyczne podejście QMS zawiera plan-do-check-act (PDCA) metodologia. Standardy ISO są zgodne z tym modelem. Klasyczny cykl PDCA obejmuje siedem kroków:

1. projektowanie
2. budowanie
3. wdrażanie
4. Kontrola
5. pomiar
6. przegląd
7. Poprawa

przyjrzyjmy się, jak skuteczne wdrażanie systemu wykorzystuje każdy krok.

projektowanie

w fazie projektowania wyznaczony zespół ds. jakości wraz z kierownictwem tworzy ramy systemu zarządzania jakością, tworzy konkretne procesy biznesowe wspierające system, a następnie określa ramy czasowe, plan szkoleń i zasoby potrzebne do wdrożenia. Projektowanie QMS obejmuje dostosowanie wymagań klienta w kontekście organizacji. Najlepiej osiągnąć to poprzez stworzenie trzech dokumentów definiujących:

• zakres QMS: określa granice systemu. Przedstawia produkty i funkcje operacyjne w celu monitorowania i wybiera obszary w cyklu produkcyjnym, w których należy zastosować system zarządzania jakością.
• polityka jakości: dokumentuje ogólny cel QMS firmy, w tym cele satysfakcji klienta i zaangażowanie organizacji w kontrolę jakości i ciągłe doskonalenie. Przeprowadzanie oceny ryzyka przed planowaniem polityki zapewnia kierunek i często odkrywa nowe możliwości rozwiązania w ramach polityki.
• cele QMS: przekłada politykę jakości na wymierne wyniki. Opracowuje szczegółowe Oświadczenia mające na celu określenie ról i obowiązków każdego pracownika zaangażowanego w osiągnięcie określonego celu. Zawiera wskazówki dotyczące wdrażania polityki jakości.

wszystkie trzy dokumenty są wymagane w ramach procesu certyfikacji ISO.

Zbuduj

aby zbudować skuteczny system zarządzania jakością, zacznij od opracowania działań kontroli wewnętrznej mających na celu zmniejszenie ryzyka związanego z nowymi systemami. Następnie Wygeneruj udokumentowane informacje, które wyjaśniają wszystkie procesy QMS, a następnie zdobądź niezbędne zasoby potrzebne do wdrożenia procedur QMS.

etap budowy obejmuje tworzenie map procesów i schematów blokowych ze szczegółowymi instrukcjami roboczymi, które określają procedury montażu i produkcji. Ważne jest również ustanowienie struktury organizacyjnej, określającej szczegółowe role i obowiązki na różnych etapach rozwoju produktu.

aby ułatwić wdrożenie systemu zarządzania jakością w fazie budowy, potwierdzić zgodność procedur testowania w celu zapewnienia jakości ze standardami jakości oraz opracować wskaźniki w celu monitorowania i mierzenia sukcesu.

Deploy

najlepszą radą, jak wdrożyć QMS w organizacji, zwłaszcza jeśli konieczne są szeroko zakrojone zmiany i uzupełnienia obecnych procesów, jest wdrożenie systemu etapami. Niektóre najlepsze praktyki do rozważenia dla udanego wdrożenia na każdym etapie:

• przed wdrożeniem rozproszyć udokumentowane informacje i instrukcje dotyczące jakości dotyczące konkretnych procesów i uzyskać informacje zwrotne
• przeprowadzić niezbędne szkolenia i szkolenia pracowników w zakresie narzędzi i systemów
• szkolić kierowników działów w zakresie procedur kontroli dokumentów
• edukować właścicieli procesów w zakresie wskaźników śledzenia

kontrolować i mierzyć

w celu właściwego kontrolowania i mierzenia skuteczności QMS, wydajności strategia oceny ma zasadnicze znaczenie. Zacznij od audytu wewnętrznego.

audyt wewnętrzny ujawnia, które procesy są zgodne z polityką jakości firmy i celami operacyjnymi. Audyt ujawnia również potencjalne słabości kontroli procesów. Kierownictwo może następnie użyć podejścia opartego na Ryzyku, aby określić, jakie ulepszenia (jeśli w ogóle) należy wprowadzić.

przegląd i poprawa

po tym, jak QMS działa przez określony czas, przeprowadź przegląd zarządzania w celu zmierzenia skuteczności QMS. Przegląd zarządzania gromadzi informacje z:

• wyniki audytu
• zgłoszone wskaźniki
• zebrane dane
• przypadki niezgodności
• wyniki badania satysfakcji klienta
• przestrzeganie wymogów regulacyjnych
• kontrole kontroli jakości

dokładny przegląd zarządzania ułatwia inicjowanie działań naprawczych. Wyniki audytu i przeglądy QMS mogą również zidentyfikować procesy, które nie są wystarczające do osiągnięcia celów jakości.

zasady zarządzania jakością dla skutecznego systemu zarządzania jakością

aby zapewnić dodatkowe wskazówki dotyczące wdrażania systemu zarządzania jakością w organizacji, ISO opracował siedem zasad zarządzania jakością:

Customer Focus

głównym celem systemu zarządzania jakością jest dostarczanie wysokiej jakości produktów lub usług, które nie tylko przekraczają wymagania klientów, ale także odkrywają możliwości tworzenia dodatkowej wartości dla klientów, zapewniając trwałą lojalność klientów.

przywództwo

efektywny system zarządzania jakością jest możliwy tylko wtedy, gdy zarząd, kierownictwo i kierownicy jednostek wykazują niezachwiane zaangażowanie w jakość. Komunikując się, zachęcając i dzieląc się swoją wizją, przywództwo motywuje wszystkich w organizacji do osiągnięcia celów jakości.

zaangażowanie ludzi

poprzez „uznanie, wzmocnienie i wzmocnienie kompetencji” przywództwo wspiera buy-in z każdego poziomu w organizacji.

Podejście procesowe

aby osiągnąć spójne wyniki, system zarządzania jakością musi wyrównać interakcje między procesami. Podejście procesowe kształci wszystkich zaangażowanych w cykl produkcyjny o tym, jak różne wejścia i wyjścia wzajemnie się łączą i, gdy są prawidłowo wykonane, w jaki sposób te interakcje przyczyniają się do ogólnej wydajności systemu.

Poprawa

zobowiązanie do ciągłego doskonalenia jest znakiem firm napędzanych innowacjami. Ciągłe doskonalenie, które obejmuje zarówno działania korygujące, jak i zapobiegawcze, tworzy scenę dla biznesu, aby wykorzystać nowe możliwości i zwiększyć udział w rynku.

podejmowanie decyzji w oparciu o dowody

w dokumencie QMP ISO jest to najlepsze: „decyzje oparte na analizie i ocenie danych i informacji są bardziej prawdopodobne, aby przynieść pożądane rezultaty.”

zarządzanie relacjami

zainteresowane strony-inwestorzy, partnerzy biznesowi, dostawcy, podmioty łańcucha dostaw, pracownicy, klienci i inni interesariusze zewnętrzni—mają wpływ na wydajność i sukces organizacji. Aby wzmocnić te relacje, zachęcać do współpracy, udostępniać metody optymalizacji zasobów, tworzyć otwarte linie komunikacji oraz rozpoznawać i nagradzać osiągnięcia.

Zautomatyzowane rozwiązania do wdrażania systemu QMS

po zbadaniu, jak wdrożyć system QMS w organizacji, wiele firm zastanawia się, czy warto się tym zająć. Odpowiedź brzmi ” tak.”Korzyści są znaczne. Silny system zarządzania jakością przyznaje przewagę konkurencyjną firmom, które podejmują inicjatywę w celu poprawy zapewnienia jakości.

na szczęście wiele warunków wstępnych certyfikacji ISO jest łatwo zautomatyzowanych. Aby dowiedzieć się więcej o rozwiązaniach ZenGRC do wdrażania certyfikowanego systemu zarządzania jakością, skontaktuj się z nami lub umów się na prezentację już dziś.