wnioskowanie o paliwo – jak dobre prowadzenie dokumentacji może zaoszczędzić pieniądze.
kiedy i jak możesz ubiegać się o koszty paliwa w swojej firmie?
jeśli prowadzisz samochód służbowy, prawdopodobnie koszty paliwa pokrywa Twoja firma, a od paliwa płacisz świadczenie rzeczowe do opodatkowania. Nie musisz osobno ubiegać się o koszty paliwa – możesz jednak chcieć zarejestrować osobisty przebieg i zwrócić go firmie, aby nie zostać opodatkowanym od świadczenia rzeczowego.
ale jestem zajęty!
co się dzieje, gdy jesteś zapracowanym przedsiębiorcą i używasz własnego samochodu na mile służbowe?
chociaż naprawdę chcesz prowadzić dobre zapisy-czasami jesteś po prostu zbyt zajęty, aby ustalić dokładny przebieg, do którego dojechałeś / aś w związku z Twoją działalnością.
więc możesz po prostu ubiegać się o dziwny zbiornik paliwa.
w skrócie. Nie.
jako pracownik Twojej firmy możesz ubiegać się o Mile tylko po zatwierdzonych stawkach milowych opublikowanych przez HMRC. Są to tzw. opłaty za mile lub mapy.
Mapy HMRC
HMRC ma jasne zasady dotyczące naliczania wydatków na przebieg. W momencie pisania tego tekstu, możesz uzyskać do 45P za milę bez podatku za każdą milę biznesową, którą podróżujesz samochodem osobistym.
- 45p za pierwsze przejechane 10 000 mil
- 25P za każdą kolejną milę
chyba że możesz udowodnić, że użyłeś pełnego baku paliwa zakupionego za pokwitowaniem paliwa do mil biznesowych, na przykład umieściłeś bak paliwa w wynajętym samochodzie, a może samochód jest zaparkowany na terenie firmy i nigdy nie jest używany do osobistego przebiegu – wtedy nie możesz ubiegać się o pokwitowanie paliwa. Jeśli nie możesz udowodnić, że używałeś samochodu tylko w celach biznesowych, HMRC założy, że w zbiorniku paliwa, o które się ubiegasz, istnieje poziom korzyści osobistych i zostaniesz od niego opodatkowany. Lepiej, aby obliczyć rzeczywiste wykorzystanie niż HMRC zakładać wykorzystanie-to nigdy nie będzie obliczane na Twoją korzyść!
jeśli firma zwraca osobiste wydatki na paliwo lub płaci stawki powyżej opublikowanej stawki map 45P za milę, to musi to być zapisane w P11D jako świadczenie rzeczowe i odpowiednio opodatkowane.
aby uniknąć całej debaty o tym, ile mil osobistych lub służbowych przejechałeś lub nie, musisz zarejestrować rzeczywisty przebieg służbowy.
na Tobie spoczywa obowiązek udowodnienia swojego przebiegu HMRC – to nie do HMRC należy obalenie przebiegu. W przypadku audytu po prostu nie zezwalają na wydatki i pobierają od Ciebie niezapłacony podatek – plus odsetki i kary oczywiście!
ekstrakcja zysków – efektywne odprowadzanie pieniędzy z podatku od firmy
45P za milę dozwolone przez HMRC pozwala na element zużycia samochodu, ubezpieczenia, podatku, opon i ogólnych kosztów napraw. Zakładając, że Twoja firma może sobie na to pozwolić, twierdząc, że 45 pensów za milę zawsze będzie dla ciebie bardziej korzystne finansowo. Jest to skuteczny sposób na wyciągnięcie zysków z Twojej firmy, ponieważ pełny koszt roszczenia milowego jest dozwolony do opodatkowania.
Czy mogę ubiegać się o VAT od mojego wniosku o przebieg?
tak, ale…..
- nie możesz ubiegać się o VAT od pełnych 45p za milę (co obejmuje składkę na MOT, podatek samochodowy ,opony i ubezpieczenie itp.)
- możesz ubiegać się o VAT od samego elementu paliwowego
ponownie HMRC publikuje stawki, zwane doradczymi stawkami paliwowymi – od których możemy odzyskać VAT. Są one aktualizowane co kwartał.
rozważmy przykład i przyjrzyjmy się zapisom księgowym .
 Określ scenariusz i wykonaj kroki |
|
| # | Bob przejeżdża 100 mil własnym samochodem z silnikiem benzynowym o pojemności 1600 cm3. Chce złożyć wniosek o przebieg przejazdu i odzyskać VAT od kosztów na jego rachunkach.
jego roszczenie jest datowane na Październik 2015, więc będzie korzystał z aktualnych stawek dozwolonych przez HMRC i opublikowanych na ich stronie internetowej. od 06-kwietnia-2015 r. złożył roszczenia o przebieg 1250 Mil, więc w tym roku podatkowym jest znacznie poniżej progu 10 000 mil dla map w 45p. |
| 1 | Bob rości sobie prawo do 100 mil przy 45p za milę.
100 x 45zł = £45.00 |
| 2 | sprawdza opublikowane stawki, aby zobaczyć, ile z 45P jest elementem paliwowym jest paliwo i stwierdza, że jest to 14P dla samochodu benzynowego z silnikiem 1600cc. |
| 3 | oblicza element paliwowy roszczenia
100 x 14P = £14:00, więc element nie paliwowy musi być £31.00 |
| 4 | oblicza element VAT roszczenia paliwowego
£14.00 x 1/6 (20/120) = £2.33, więc kwota przed VAT musi być £11.67 |
| 5 | wpisuje swoje zgłoszenie milowe do swojego systemu księgowego w następujący sposób:
|
podwójny wpis na jego kontach będzie wyglądał tak:
 31-Oct – XX podwójny wpis dla roszczenia Mil |
||
| transakcja | Debet | kredyt |
| przebieg przy 20% VAT (P& L) | 11.67 | |
| przebieg bez VAT (P& L) | 31.00 | |
| VAT (BS) | 2.33 | |
| Rachunek kosztów Bobs (może to być również przelane na jego konto pożyczki dyrektorów) | 45.00 | |
| razem | 45.00 | 45.00 |
uważaj na:
pułapki podatkowe |
|
| # | uważaj na: |
| 1 | Zachowaj rachunki za paliwo
chociaż masz prawo do odzyskania podatku VAT od roszczeń związanych z paliwem, musisz udowodnić HMRC, że faktycznie kupiłeś paliwo w okresie składania wniosków. mimo, że nie wprowadzasz ich do swojego systemu – musisz zachować kopie paragonów z VAT z wystarczającą ilością VAT, aby pokryć roszczenie, które składasz, wraz z ewidencją księgową s . Jeśli korzystasz z Xero, możesz je zeskanować wraz z roszczeniem o przebieg. |
| 2 | Zachowaj odpowiednią dokumentację
Zachowaj wystarczającą dokumentację, aby udokumentować podróż służbową:
to może wydawać się dużym wysiłkiem, ale im lepsze są teraz Twoje zapisy – tym łatwiej będzie później obronić się przed jakimkolwiek wyzwaniem w kontroli VAT. |
możesz to zobaczyć, upewniając się, że prowadzenie dokumentacji jest prawidłowe – możesz uniknąć niepotrzebnego stresu z HMRC i odzyskać VAT od swoich roszczeń dotyczących Mil.
💡 Najważniejsze wskazówki dotyczące śledzenia przebiegu |
|
| # | |
| 1 | trzymaj notebooka w samochodzie, aby rejestrować przebieg firmy |
| 2 | Zachowaj zapis wszystkich wizyt i podróży w swoim dzienniku, na wypadek, gdybyś musiał wrócić później |
| 3 | możesz ustawić się jako dostawca w swoim oprogramowaniu księgowym i rejestrować przebieg jako rachunek płatny, gdy masz środki. Zachowaj rachunek jako projekt przez cały miesiąc i zatwierdź go pod koniec miesiąca, gdy zarejestrujesz wszystkie podróże służbowe. |
| 4 | jeśli twoje oprogramowanie biznesowe ma funkcję składania wniosków o zwrot kosztów-możesz zarejestrować każdą podróż jako wniosek o zwrot kosztów i przesłać go do zapłaty na koniec każdego miesiąca. |
| 5 | Pobierz aplikację na swój telefon, taką jak TripCatcher i rejestruj przebieg podczas jazdy. Jeśli korzystasz z Xero, możesz zgłaszać swoje roszczenia dotyczące Mil bezpośrednio na swoje konto Xero. |
nie zostawiaj go, dopóki fiskus nie przyjdzie z wizytą, zanim zarejestrujesz mile biznesowe! Wdrożyć solidne procedury.