4 szablony wiadomości e-mail, które budują lepsze relacje z Gośćmi

e-mail pozostaje jednym z najlepszych i najłatwiejszych sposobów na pozostawanie w kontakcie z Gośćmi przed, w trakcie i po ich pobycie. Daje to również możliwość budowania relacji z Gośćmi, nawet zanim się zameldują. Jakie są podstawowe informacje, które powinien zawierać e-mail gościa, aby był przydatny, aktualny i odpowiedni? Poniżej znajdziesz cztery najpopularniejsze szablony wiadomości e-mail dla hoteli, które możesz od razu dostosować do swojej nieruchomości. Jeśli chcesz zobaczyć więcej przykładów, pobierz nasz obszerny e-book z konfigurowalnymi szablonami wiadomości e-mail.

co więcej – i być może najważniejsze – poczta e-mail nadal jest jednym z najbardziej preferowanych kanałów komunikacji dla konsumentów: Ostatnie globalne badanie Twilio wykazało, że aż 83% konsumentów preferuje pocztę e-mail podczas odbierania wiadomości od firm. Ponieważ większość hoteli wysyła e-maile do gości, nadal jest to niezbędny kanał w hotelarstwie.

po pierwsze, co sprawia, że dobra komunikacja z Gośćmi?

jest na-marce. Przede wszystkim e-mail musi pasować do wyglądu i stylu marki: kolory powinny pasować, czcionka powinna być znana, a obrazy powinny być zgodne z obietnicą marki. Ponadto treść musi być napisana głosem marki. Jeśli masz zabawną markę, A E-Mail jest zbyt poważny, tworzy dysonans.

to jest przydatne. Dotyczy to w szczególności komunikacji przed pobytem, która powinna stanowić wartość dla gościa w postaci przydatnych informacji o zbliżającym się pobycie. Inne przykłady przydatnych informacji obejmują miejsce parkowania, co robić po dotarciu na miejsce lub specjalne wydarzenia, które goście mogą chcieć rozważyć.

to istotne. We wspomnianym powyżej badaniu Twilio 56% konsumentów nienawidzi komunikacji, która nie jest istotna. Więc spraw, aby twoje e-maile były odpowiednie! Jeśli dodajesz możliwości sprzedaży do szablonów wiadomości e-mail, upewnij się, że te oferty są jak najbardziej zgodne z tym, co wiesz o gościu.

jest na czasie. Nie tylko powinieneś podawać gościom przydatne, istotne informacje, ale musisz to zrobić we właściwym czasie! Zazwyczaj jest to, gdy jest to top-of-mind, takich jak kilka dni przed przyjazdem lub natychmiast rezerwacji jest tworzony.

przejdźmy do 4 najczęstszych szablonów wiadomości e-mail dla obiektów hotelarskich.

#1: szablon wiadomości e-mail z potwierdzeniem rezerwacji hotelu

cel: zapewnienie natychmiastowego potwierdzenia rezerwacji ze wszystkimi istotnymi szczegółami dla danych gości. Potwierdzenie rezerwacji daje gościom spokój ducha i zmniejsza liczbę zainteresowanych połączeń od Gości, którzy nie otrzymali e-maila z potwierdzeniem. Pamiętaj, że większość gości jest przyzwyczajona do natychmiastowej reakcji e-commerce, więc ręczne wysyłanie e-maili z potwierdzeniem może nie spełniać oczekiwań dzisiejszych podróżnych.

co należy uwzględnić: numer rezerwacji/identyfikator rezerwacji, rodzaj pokoju, daty pobytu, godziny zameldowania/wymeldowania, podział kosztów, lokalizacja i dane kontaktowe, zasady anulowania rezerwacji i profile w mediach społecznościowych

jak często aktualizować: co kilka tygodni należy aktualizować szablon wiadomości e-mail z potwierdzeniem rezerwacji, aby uwzględnić nadchodzące wydarzenia, specjalne oferty ograniczone czasowo i inne przedmioty interesujące gości. Korzystając strategicznie z tej komunikacji e-mail, powinieneś być w stanie zwiększyć swoje przyrostowe możliwości przychodów.

#2: szablon wiadomości e-mail hotelu przed przyjazdem

cel: sprawić, aby gość był podekscytowany nadchodzącym pobytem, a jednocześnie zapewnić ważne informacje, aby uspokoić umysł. O wiele łatwiej jest Gościom znaleźć najnowszy e-mail niż kopać w celu potwierdzenia rezerwacji. Wysyłając wiadomość e-mail przed przyjazdem, ponownie przedstawisz odpowiednie szczegóły rezerwacji i zapewnisz przydatne źródło informacji na temat nadchodzącego pobytu swoich gości.

co należy uwzględnić: ten e-mail jest zwykle dłuższy niż e-mail z potwierdzeniem. Dołącz wszystkie istotne szczegóły rezerwacji (z których większość zostanie powtórzona w wiadomości e-mail z potwierdzeniem), takie jak numer rezerwacji, rodzaj pokoju i długość pobytu. Nie jest powszechne, aby zobaczyć podział kosztów w tych wiadomościach e-mail, ale pamiętaj, aby uwzględnić szczegóły funkcjonalne. Chcesz również uwzględnić informacje o nieruchomości (takie jak szczegóły zameldowania, gdzie zaparkować, zasady dotyczące domu, nadchodzące wydarzenia) i odpowiednie upsells (takie jak ulepszenia pokoi, zajęcia w miejscu docelowym, zniżki do kawiarni lub spa). Jest to również bardzo powszechne – i wysoce zalecane-dołączenie linku do lokalnego przewodnika kuratorowanego przez twój obiekt.

jak często aktualizować: podobnie jak w potwierdzeniu rezerwacji, aktualizacje należy dostosować do kalendarza wydarzeń w obiekcie. Jeśli korzystasz z integracji innej firmy (więcej informacji znajdziesz w ostatniej sekcji), aby automatycznie dopasowywać oferty sprzedażowe do profilu każdego gościa, szablon nie będzie musiał być aktualizowany tak często.

#3: szablon wiadomości e-mail po pobycie w hotelu

cel: wiadomość e-mail po pobycie powinna koncentrować się na dwóch rzeczach: zbieraniu bezpośrednich informacji zwrotnych od gości i zachęcaniu do recenzji online. Proaktywnie prosząc o opinię, Możesz złapać wszelkie potencjalne problemy, zanim staną się mniej niż gwiazdorskimi recenzjami online. Prosząc o recenzje, będziesz również utrzymywać kryteria częstotliwości recenzji używane przez większość OTA przy określaniu, jak oceniać swój hotel w odpowiednich wyszukiwaniach. Nie zapomnij też odpowiedzieć na swoje opinie online!

co należy uwzględnić: chcesz podać sposób, w jaki goście mogą skontaktować się bezpośrednio z dyrektorem generalnym w celu uzyskania konkretnej opinii. Będziesz także chciał zamieścić linki do najważniejszych platform oceny dla Twojego hotelu, takich jak TripAdvisor.

jak często aktualizować: wiadomość e-mail po pobycie jest bardzo bezpośrednia i transakcyjna. Więc nie będzie musiał być aktualizowany bardzo często. Będziesz chciał wracać do niego co najmniej raz na kwartał, aby upewnić się, że adresy URL działają i że wszystko inne nadal pasuje do stylu komunikacji Twojej marki.

#4: Re-Engagement Hotel Email Template

cel: pielęgnowanie długotrwałych relacji z poprzednimi gośćmi. E-maile o ponownym zaangażowaniu są szczególnie skuteczne, gdy kierują reklamy Do gości na odległość, którzy mogą rozważać spontaniczną podróż.

co warto uwzględnić: treści związane z trwającymi wydarzeniami i sezonowymi zajęciami mogą zachęcić potencjalnych gości do ponownego odwiedzenia Twojej nieruchomości. Należy również dołączyć wezwanie do działania i wszelkie oferty promocyjne wykonane specjalnie dla powracających gości.

jak często aktualizować: ze wszystkich szablonów ten jest najbardziej dynamiczny. Chcesz stworzyć szablony ponownego zaangażowania dla określonych segmentów Gości, które można łatwo wykorzystać do przyszłych kampanii. Zalecamy aktualizację tego szablonu dla każdej kampanii ponownego zaangażowania, aby nie wysyłać identycznych wiadomości e-mail za każdym razem. Ponadto: przetestuj tematy wiadomości e-mail, aby określić, które z nich działają najlepiej!

przykład e-maili dla gości: Bode Hotel Nashville

szablony e-maili dla hoteli wyświetlone powyżej dadzą ci podstawę do e-maili dla Twojego obiektu, ale oczywiście będą musiały zostać edytowane i zmodyfikowane, aby zaspokoić potrzeby Twojego obiektu i gości. Możesz być tak kreatywny lub prosty, jak chcesz!

Poniżej znajduje się przykład skutecznego, markowego i dobrze przemyślanego e-maila przed przyjazdem z hotelu Bode w Nashville. Zapewnia gościom swobodę, zapewniając wszystko, co muszą wiedzieć o nadchodzącym pobycie, a także daje im poczucie rodzaju doświadczenia, w którym się znajdują. Podanie tych ważnych informacji z wyprzedzeniem zmniejsza niepewność i nadaje ton nadchodzącemu pobytowi. A jeśli są jakieś dalsze pytania, wyjaśnia, jak najlepiej się skontaktować.

nawet jeśli są one zautomatyzowane, te wiadomości e-mail nadają ton i podkreślają responsywność Twojego obiektu. Spójrz na poniższy szablon, aby zobaczyć, jak to się robi.

narzędzia do automatyzacji komunikacji z Gośćmi

automatyzacja to najlepszy przyjaciel hotelarza. Zwiększa spójność, zmniejsza liczbę błędów i eliminuje żmudną pracę ręczną, oszczędzając mnóstwo czasu. Komunikacja z Gośćmi, taka jak wiadomości e – mail przed i po pobycie, doskonale nadaje się do automatyzacji. Zamiast ręcznie pobierać te informacje do wiadomości e-mail dla każdego Gościa przed przyjazdem, automatyczny przepływ pracy bezproblemowo się tym zajmuje.

poza pozytywnym wpływem na wrażenia gości i efektywność czasu, automatyzacja może również zasilać przyrostowe przychody, oferując idealnie dopasowane do czasu upsells i zwiększyć reputację hotelu w Internecie, rejestrując więcej opinii gości.

w Cloudbeds zbudowaliśmy system automatyzacji poczty e-mail, który jest bezpośrednio połączony z naszym systemem zarządzania nieruchomościami, aby usprawnić komunikację w trakcie podróży gości. W ten sposób nie musisz przełączać się między wieloma systemami, a personel ma tylko jeden system do nauki. Szablony wiadomości e-mail można dostosować z informacjami, które są najważniejsze dla gości, a następnie zaplanować na podstawie wyzwalaczy, takich jak nowe rezerwacje, zameldowanie lub zmiany rezerwacji.

oprócz naszego własnego uniwersalnego narzędzia do automatyzacji, integrujemy się z innymi usługami (za pośrednictwem cloudbeds marketplace), które umożliwiają twojej nieruchomości automatyczną komunikację. Oto kilka opcji:

• Wishbox umożliwia użytkownikom automatyczne gromadzenie i przesyłanie wszystkich wymaganych danych gości i dokumentacji przed ich przyjazdem. Następnie automatyzuje komunikację, aby generować większe przychody z upsells i poprawić zadowolenie gości z informacji o nieruchomości i lokalnych rekomendacji, wszystko w języku gościa.
• GuestJoy pomaga zarządzać komunikacją gości na wszystkich etapach ich pobytu. Serwis pomaga również w zbieraniu opinii gości i oferowaniu usług concierge i ukierunkowanych upsells.
• Experience Hotel to CRM dla gości, który obejmuje zautomatyzowane upsells, prośby o opinie i recenzje oraz kampanie lojalnościowe/rewards. Wszystko dzięki dynamicznej komunikacji marketingowej opartej na profilu każdego gościa.

integracja komunikacji dla gości dostępna na Cloudbeds Marketplace.

po zbudowaniu potężnych szablonów hotelowych wiadomości e-mail i ustawieniu reguł automatyzacji, będziesz cieszyć się trwałą i prostą strategią komunikacji z Gośćmi. Już nigdy nie będziesz musiał ręcznie wysyłać tego typu wiadomości e-mail.

ostatnia rada: okresowo przeglądaj szablony i automatyzację, aby mieć pewność, że wszystko nadal działa tak, jak powinno. Jednym ze wskaźników potencjalnego problemu jest zauważenie nagłego spadku otwartych stawek lub narzekanie gości, że nie otrzymali wiadomości e-mail.