Unngå Disse 10 feilene når du skriver profesjonelle e-poster

for mange av oss dominerer e-post våre arbeidsliv. Antall e-poster som sendes over hele verden øker med 4,5% fra år til år, så det er verdt å huske hvordan du bruker dette kommunikasjonsverktøyet profesjonelt og effektivt. Her er våre råd om hva du ikke skal gjøre.

ikke gjør et dårlig førsteinntrykk

hilsen er det første leseren ser, så ikke feilstave navnet eller ring dem etter etternavnet i stedet for fornavnet. Ikke vær for formell eller uformell i din hilsen; ideelt sett bør du speile tonen til leseren din.

ikke vær for kjent i emnelinjene

sett Aldri ‘Hei ‘ eller’ Hei ‘ i emnelinjen eller noe for vag. Styr klar av kapitalisering og emojis også. E-post emnelinjer bør være kort, meningsfull og lett søkbare.

ikke bli fristet til å pynte

Introduksjoner som ‘jeg prøvde nummeret ditt i morges’ eller ‘jeg ser du er registrert for å delta på konferansen neste uke’ er ikke godt mottatt hvis mottakeren er vel klar over at de ikke er sanne.

ikke la det beste før sist

Vær oppmerksom på at folk ikke alltid kan lese til slutten av en lang e-post. Hvis du deler viktig informasjon eller gjør en forespørsel skrive det tidlig i e-posten, og gi bakgrunnen og detaljer etterpå.

Ikke gjør det vanskelig å lese

E-Poster som er tett pakket med tekst i en liten skrift uten avsnittsskift kan være off-putting og vanskelig å lese. Husk at folk ofte leser e-postene sine på mobiltelefonen mens de er på farten, og tabeller og bilder vises kanskje ikke på skjermen i samme format som på en stasjonær datamaskin.

Pass på akronymer og forkortelser

dette er nyttige snarveier når alle forstår dem, men kan fremmedgjøre leseren din hvis de ikke er kjent med vilkårene. Husk at akronymer som vanligvis brukes i organisasjonen, kanskje ikke er kjent for kunder og partnere.

eksterne støtfangere

ikke overdel med alle. Selv om det er hyggelig å være personlig, er det egentlig ikke nødvendig å forklare detaljene i et komplisert familieliv eller den nøyaktige arten av operasjonen din! Leseren trenger å vite når du vil være tilbake og hvem du skal kontakte i ditt fravær.

ikke glem å lukke

Prøv å ikke avslutte e-posten din for brått; i stedet bryte opp med en ‘jeg ser frem til å møte/snakke med deg.. eller ‘gi meg beskjed hvis du har noen spørsmål’ avhengig av konteksten. Sørg for at din sign off er profesjonell; de fleste bruker en versjon av hilsen om ‘kind’ eller ‘best’.

ikke kopier i verden

Spesifikt, ikke kopier i noen senior som en form for forsvar eller angrep, eller legg til nye personer i eksisterende e-posttråder uten å forklare hvorfor. Også, ikke bruk cc som en måte å fortelle personen i kopi for første gang at de trenger å gjøre noe for mottakeren – det er høflig å snakke med dem eller melding dem separat først.

send Aldri Før du leser

Slurvete e-poster med stavefeil og skrivefeil gir et varig negativt inntrykk. Du er også sannsynlig å utelate viktig informasjon eller la spørsmål fra mottakeren ubesvart hvis du rush å skrive e-post.

Forbedre din evne til å produsere nøyaktig, klar og leservennlig skriftlig kommunikasjon på Vårt Profesjonelle Skriveferdighetskurs.

vi er spesialister på workforce training solutions

Hvordan kan vi hjelpe deg?

• Gjennomgå eksisterende opplæringsprosesser og utfør en behovsanalyse
• Test dine ansattes ferdighetsnivåer
• Anbefal opplæringsalternativer
• Gi opplæring

Hva vil du oppnå?

• Kostnadseffektive virtuelle opplæringsløsninger
• Økt ansattes engasjement og tillit
• Forbedret internasjonal kommunikasjon som fører til bedre forretningsresultater