Hvordan Kan Pasienter Få Medisinske Journaler fra En Lukket Medisinsk Praksis? – Helsebloggen

AV GRACE CORDOVANO, DEVEN McGRAW og AARON MIRI

HIPAA Privacy Rule gir pasienter rett til kopier av sine journaler, med sjeldne unntak. Når pasienter trenger en kopi av sine medisinske poster, de fleste starte prosessen ved å ringe sin lege kontor og ber om hvordan du får tilgang. Resepsjonisten eller kontorpersonalet peker dem i riktig retning, enten det instruerer dem om å skrive ned forespørselen og sende den til kontoret, peke dem til å kontakte medisinske journaler eller radiologisk avdeling (hvis øvelsen er stor nok), eller bistå dem med å sette opp pasientportalen, hvis øvelsen bruker en elektronisk helsejournal (EHR). Å kunne få kontakt med en person innenfor de fire veggene i medisin er ofte avgjørende for mange pasienter og deres omsorgspersoner som kan være usikker på nøyaktig hvordan å be om sine poster.

men hva skjer med disse postene når en lege lukker eller forlater øvelsen?

Uavhengig praksis lukkes av en rekke årsaker. Leger kan fusjonere med en stor praksis eller helsevesen, pensjonere, de kan selge eller lukke sin praksis av personlige grunner, de kan fil for konkurs, eller de kan bli syke og dø. COVID19-pandemien har hatt ødeleggende økonomiske konsekvenser for mange små, uavhengige og landlige praksiser, noe som har ført til deres påfølgende nedleggelse, oppkjøp eller fusjon.

hva skal pasientene gjøre når legekontoret stenger, og de trenger en kopi av journalen sin? Dette er spesielt utfordrende når en lege kanskje ikke har hatt EN EHR, som det er tilfelle med mange uavhengige praksis, samt mer landlige innstillinger. Den 26. September 2020 spurte En tweet fra Cait DesRoches, Administrerende Direktør For OpenNotes, om hvordan et familiemedlem kan få tilgang til medisinske journaler fra hennes fysikers praksis som stengte, og utløste en robust samtale som førte til realiseringen av at pasienter og familier ikke er godt informert under disse omstendighetene.

Forebygging Er Verdt Et Pund Av Kur

Det kan være mye vanskeligere å få kopier av poster etter at en praksis har stengt. Pasienter bør få kopier av sine medisinske poster som de er generert i stedet for å vente til de er nødvendig. HIPAA Privacy Rule guidance sier at enkeltpersoner kan få digitale kopier av digital informasjon (eller til og med digitale kopier av poster som holdes på papir, så lenge øvelsen har en skanner). Bedrifter utvikler verktøy og tjenester som gjør det mulig for enkeltpersoner og deres omsorgspartnere å samle inn, bruke og lagre helsejournaler. Be om digital (eller papir, hvis det er foretrukket) kopier av blod arbeid, bildebehandling, utslipp instruksjoner, og tilsvarende rapporter før du forlater praksis.

Hva Skjer Med Medisinske Journaler når Kontorer Stenger? Loven

Health Insurance Portability And Accountability Act (HIPAA) krever ikke en lege å beholde medisinske poster for en bestemt tidsperiode. (HIPAA-dekket enheter-som inkluderer leger som regner helseforsikringsselskaper for omsorg-er pålagt å føre poster som viser overholdelse AV HIPAA i minst seks år – men disse postene er forskjellig fra medisinske journaler.) Men hvis legen fortsatt har disse medisinske journaler – eller har plassert dem i lagring for oppbevaring-HIPAA krav til å produsere dem når en pasient forespørsler fortsatt gjelder.

Statlige lover setter vanligvis medisinske journaloppbevaringskrav for leger og kan også kreve at legen tar bestemte skritt (for eksempel å varsle en pasient) før eller ved avslutning av en praksis.

et eksempel på noen av disse statlige lovene:

• I California, leger må varsle pasienter i forkant av nedleggelse av praksis, og er fortsatt ansvarlig for å ivareta poster og sørge for at de er tilgjengelige for pasienter. California Medical Association anbefaler leger holde poster i minst ti år fra den siste datoen pasienten ble sett.
• New York krever at medisinske journaler beholdes i seks år fra datoen for den siste oppføringen i posten, og pasientene må informeres når en praksis lukkes.
• Virginia forbyr overføring av medisinske poster som en del av nedleggelsen eller salg av en praksis til leverandøren først har forsøkt å varsle av pasienten via post eller ved å publisere varsel i en avis av generell sirkulasjon i området.
• Texas lov krever leger å holde poster i minst syv år etter datoen for siste behandling, og leger forlater en praksis er pålagt å varsle pasienter.

i løpet av oppbevaringsperioden for poster anses disse postene fortsatt å være «tilgjengelige» og underlagt HIPAA-retten til tilgang. Rådfør deg med medisinsk styret eller statens medisinske samfunn i staten der legen har praktisert for ytterligere informasjon om legekrav i tilfelle nedleggelse av en praksis. Det Medisinske Styret bør også ha informasjon om hvordan å sende inn en klage dersom legens praksis har stengt uten varsel eller informasjon om hvordan du får poster.

Uavhengig av juridiske krav, American Academy Of Family Physicians anbefaler at pasienter bli varslet av et brev som kontoret stenger, noe som gir dem muligheten til å få en kopi av sine medisinske poster eller har poster videresendt til en lege for sine valg. Kontoret kan legge ut en oppdatering på deres hjemmeside eller sosiale medier side(r), hvis de finnes eller kjøre en annonse i lokalavisen. Pasienter bør varsles som vil være forvalter av journaler og deres kontaktinformasjon.

Beklager! Kontoret Er Stengt

dessverre er virkeligheten at de fleste individer ikke får kopier av sine medisinske journaler gjennom hele omsorgsreisen. Dette etterlater pasienter og omsorgspersoner som har behov for poster overfor betydelig usikkerhet, stress og frustrasjon når de uventet finner ut at deres legekontor har stengt. Her er en rekke viktige tips for å hjelpe pasienter i å samle sine medisinske poster, direkte og indirekte, i tilfelle deres legekontor har stengt.

1. det er nyttig å vite når kontoret kan ha stengt: var det nylig eller mange år siden? Som nevnt ovenfor, statlige lover regulerer hvor lenge poster må beholdes, samt hvordan de må håndteres med hensyn til konfidensialitet, personvern, og hvordan de kan bli ødelagt, når og om nødvendig. Typisk, poster som er ca 10 år fra den siste dokumentert møte, kan være kandidater til å bli ødelagt og kan være vanskeligere å få som en kopi. (Som nevnt ovenfor kan statlige lover tillate at de blir ødelagt enda raskere enn 10 år.)

• Enkeltpersoner bør referere til brevet de kan ha mottatt varsle dem om kontoret lukking og kontakte den utpekte poster vaktmester. Oppdateringer kan også ha blitt lagt ut på legen eller praksisens nettsted eller sosiale medier, hvis tilgjengelig. Den lokale bibliotekar kan bistå med forskning for kontoret nedleggelse varsel i arkiverte aviser eller innlegg i den offentlige sfæren.

• Forsikringsselskaper, nåværende og tidligere, bør kontaktes for å be om eventuelle krav som kan ha blitt mottatt fra den spesifikke legen eller leverandørens praksis. En veileder bør bli bedt om og videresendt spesifikk informasjon om helseinformasjonen som trengs, og hvorfor er det kritisk for ens omsorg. I tilfelle enkeltpersoner opplever problemer med å få trekkraft over telefon, enkeltpersoner kan slå til sosiale medier for å få hjelp. Hvis det respektive forsikringsselskapet har En Twitter-konto, kan enkeltpersoner tweet sin forespørsel mens de inkluderer forsikringsselskapets Twitter-håndtak. Sosiale medier ledere er ofte svært responsive og kan være en ekstra avenue for å koble enkeltpersoner til den informasjonen de trenger hvis det oppfattes at forsinkelser som svar kan være skadelig for selskapets omdømme.

• Er det en annen lege eller profesjonell nå på samme fysiske kontor / anlegg? Enkeltpersoner bør adressere forespørselen personlig eller via en samtale. Det nye kontorpersonalet får ofte mange av de samme spørsmålene fra andre tidligere pasienter og kan ha kontaktinformasjon til en punktperson på hånden. De kan også ha de aktuelle postene dersom praksisen ble anskaffet (der det er aktuelt).

• Enkeltpersoner bør kontakte sin lokale chamber of commerce, borough hall, eller lokale Department of Health. Hvis kontoret nedleggelsen var nylig, noen kan vite en måte å få kontakt med legen eller en tidligere medarbeider for mer informasjon.

• hadde legen andre leger i staben? I så fall kan enkeltpersoner søke etter de andre legene som fortsatt kan være i praksis på et annet sted for å se om de kan ha en kontakt for hvor postene er beholdt.

• Enkeltpersoner kan raskt avgjøre om legen er på sosiale medier, For Eksempel LinkedIn, Twitter og Facebook, og respektfullt direkte melding dem med deres forespørsel om mer informasjon.

• Enkeltpersoner kan søke på internett for eventuelle nylige pressemeldinger som kan inneholde legens arbeid, aktivisme eller forskning og kontakte den respektive artikkelens forfatter eller journalist. I det minste kan de være villige til å videresende forespørselen om poster til legen.

• hvis enkeltpersoner trenger spesifikk informasjon om medisiner, kan de kontakte apoteket som ble brukt til å fylle respektive resepter for å be om kopier av reseptbelagte poster.

1. Enkeltpersoner bør kontakte sin fastlege, og andre medlemmer av deres omsorg team, for å se om postene ble videresendt til dem for kontinuitet i omsorg formål.

1. Hvis en persons lege er avdøde, kan staten medical licensing board kontaktes for å bestemme omsorgsleverandørens bostedsfylke. Følgelig, den spesifikke statens fylke skifterett kan kontaktes for å bekrefte om det er en utpekt byrder av eiendom som har myndighet over poster oppbevaring prosesser. Alternativt, en nekrolog kan liste overlevende pårørende som også kan kontaktes for mer informasjon om poster oppbevaring.

1. hvis medisinske journaler var tilgjengelige digitalt, kan enkeltpersoner slå opp sin stat og » health information exchange (hie)». En HIE er et sikkert nettverk som støtter elektronisk utveksling av pasienthelseinformasjon mellom klarerte dataenheter, vanligvis over en hel stat. Enkeltpersoner bør undersøke om DET er EN HIE som kan tjene sitt lokale område. EN HIE nettsted vil ha et telefonnummer og e-post for å kontakte direkte med din forespørsel.

1. hvis bildebehandling ble utført, kan enkeltpersoner nå ut til det respektive bildesenteret eller stedet der bildebehandling ble gjort for å be om kopier av bilder på Cder og tilhørende rapporter.

1. hvis bloodwork ble utført, kan enkeltpersoner kontakte laboratoriet, For Eksempel Quest eller LabCorp, som behandlet testene direkte for kopier av endelige laboratorierapporter. Enkeltpersoner kan kontakte sitt forsikringsselskap, nåværende eller tidligere, hvis de er usikre på navnene på laboratoriene som kan ha vært i nettverket via deres plan; enkeltpersoner kan også bruke sin rett til tilgang til å få kopier av krav fra deres helseplan, som kan identifisere laboratoriet som behandlet testene.

1. hvis enkeltpersoner har behov for immunisering poster de kan kontakte sin state Department Of Health som de kan ha en immunisering register. The Immunization Action Coalition har også informasjon om å finne immunisering poster.

1. hvis enkeltpersoner arbeider innenfor rammen av en bestemt diagnose eller tilstand, kan de undersøke non-profit som støtter pasienter innenfor den spesifikke sykdomstilstanden og nå ut til peer health support, hvor andre personer diagnostisert med samme tilstand også kan hjelpe til med å navigere disse hindringene for pasienttilgang basert på egne levde erfaringer.

1. en statens medisinske styre, Regjeringsadvokaten (AG) Og statens Helsedepartement er alle ressurser for ekstra støtte.

Enkeltpersoner kan også sende inn en klage til Office Of Civil Rights (OCR) Ved Department of Health And Human Services (Hhs) hvis alle anstrengelser er oppbrukt og de nødvendige medisinske journaler ikke er innhentet.

en lukket praksis trenger ikke å være en blindvei for pasienttilgang. Proaktivt å be om kopier av medisinske journaler gjennom hele sin omsorgsreise kan forhindre å møte slike pasientadgangsbarrierer. Å fortsette å dele beste praksis for å navigere pasientadgangsbarrierer, fra juridiske, regulatoriske og praktiske standpunkter, er i beste interesse for alle pasienter.

Grace Cordovano, PhD, BCPA er en styret-sertifisert pasient talsmann som spesialiserer seg på onkologi plass, en pasient erfaring enhancer, og informasjon unblocker.

Deven McGraw , JD, MPH, LLM (@healthprivacy) er Chief Regulatory Officer På Ciitizen(og tidligere offisiell PÅ OCR og ONC). Hun blogger på ciitizen.com.

Aaron Miri Er Chief Information Officer for University Of Texas I Austin bestående Av Dell Medical School, Ut Health Austin clinical enterprise, research og community impact oppdrag.