4 E-Postmaler Som Bygger Bedre Gjesteforhold

E-Post er fortsatt en av de beste og enkleste måtene å holde kontakten med gjestene før, under og etter oppholdet. Det gir deg også muligheten til å bygge et forhold med gjestene dine selv før de har sjekket inn. Hva er det viktigste en gjest e-post bør inneholde for å være nyttig, betimelig og relevant? Nedenfor finner du de fire vanligste e-postmalene for hoteller som du kan tilpasse for din eiendom med en gang. Hvis du vil se flere eksempler, last ned vår omfattende ebok med tilpassbare e-postmaler.

dessuten – og kanskje viktigst-e-post fortsetter å være en av de mest foretrukne kommunikasjonskanaler for forbrukerne: En nylig global studie fra Twilio fant at hele 83% av forbrukerne foretrekker e-post når de mottar kommunikasjon fra bedrifter. Med de fleste hoteller som sender e-post til gjester, fortsetter det å være en viktig kanal i gjestfrihet.

For det Første, hva gjør god gjestekommunikasjon?

Det er på merke. Først og fremst må e-posten samsvare med merkevarens utseende: fargene skal samsvare, skrifttypen skal være kjent og bildene skal samsvare med merkevareløftet. Også innholdet må skrives i merkevaren din. Hvis du har en leken merkevare, og e-posten er altfor alvorlig, det skaper dissonans.

det er nyttig. Dette gjelder spesielt pre-stay kommunikasjon, som skal gi verdi til gjesten i form av nyttig informasjon om det kommende oppholdet. Andre eksempler på nyttig informasjon inkluderer hvor du skal parkere, hva du skal gjøre når du kommer dit, eller spesielle arrangementer som gjestene kanskje vil vurdere.

det er relevant. I Twilio-studien nevnt ovenfor hater 56% av forbrukerne kommunikasjon som ikke er relevant. Så gjør e-postene dine relevante! Hvis du legger til oppsalgsmuligheter i e-postmalene dine, må du sørge for at tilbudene justeres så nært som mulig med det du vet om gjesten.

det er betimelig. Ikke bare bør du gi gjestene nyttig, relevant informasjon, men du må også gjøre det til rett tid! Vanligvis er dette når det er topp, for eksempel noen dager før ankomst eller det øyeblikk en bestilling er opprettet.

La oss komme til de 4 vanligste e-postmalene for gjestfrihetsegenskaper.

#1: Hotel Booking Bekreftelse Email Mal

Mål: å gi umiddelbar bestillingsbekreftelse med alle relevante detaljer for gjestens poster. Bestillingsbekreftelsen gir deg trygghet og reduserer antall oppringninger fra gjester som ikke har mottatt en e-postbekreftelse. Husk at de fleste gjester er vant til umiddelbar respons av e-handel, så manuelt sende ut bekreftelse e-post kan ikke oppfylle forventningene til dagens reisende.

ting å inkludere: Reservasjonsnummer / bestillings-ID, romtype, datoer for opphold,innsjekkings – / utsjekkingstider, kostnadsoversikt, sted og kontaktinformasjon, avbestillingsregler og profiler på sosiale medier

hvor ofte du bør oppdatere: du bør oppdatere malen for bestillingsbekreftelse på e-post med noen få uker for å inkludere kommende arrangementer, spesielle tidsbegrensede tilbud og andre interessante ting for gjestene dine. Ved å bruke denne e-postkommunikasjonen strategisk, bør du kunne øke dine inkrementelle inntektsmuligheter.

#2: Pre-arrival Hotel Email Template

Mål: å få gjesten begeistret for deres kommende opphold samtidig som den gir viktig informasjon for å sette seg rolig. Det er så mye lettere for gjestene å finne en nylig e-post enn å grave rundt for en bestillingsbekreftelse. Ved å sende ut e-posten før ankomst, vil du få opp de relevante bestillingsdetaljene og gi en nyttig ressurs for gjestenes kommende opphold.

ting å inkludere: denne e-posten har en tendens til å være lengre enn e-postbekreftelsen. Inkluder alle relevante bestillingsdetaljer (de fleste vil bli gjentatt fra bekreftelsen på e-post), for eksempel reservasjonsnummer, romtype og lengden på oppholdet. Det er ikke vanlig å se en kostnadsfordeling i disse e-postene, men sørg for å inkludere funksjonelle detaljer. Du vil også inkludere eiendomsinformasjon (for eksempel innsjekkingsdetaljer, hvor du skal parkere, husregler, kommende arrangementer) og relevante oppsalg (som romoppgraderinger, aktiviteter på destinasjonen, rabatter for kafeen eller spaet). Det er også veldig vanlig-og anbefales-å inkludere en link til en lokal guide kuratert av din eiendom.

hvor ofte du skal oppdatere: I Likhet med bestillingsbekreftelsen, vil du justere oppdateringer med overnattingsstedets arrangementskalender. Og så lenge du bruker en tredjepartsintegrasjon (se den siste delen for flere detaljer) for å automatisk matche oppsalgstilbud med hver gjests profil, trenger ikke malen oppdateres så ofte.

#3: Post-stay Hotel Email Template

Mål: post-stay email bør være fokusert på to ting: Samle direkte tilbakemelding fra gjester og oppmuntre online vurderinger. Ved proaktivt å be om tilbakemelding, du kan fange eventuelle problemer før de blir mindre enn fantastisk anmeldelser på nettet. Ved å be om anmeldelser, vil du også holde opp din gjennomgang frekvens-kriterier som brukes av de Fleste Ota når du bestemmer hvordan du skal rangere hotellet i relevante søk. Ikke glem å svare på dine online vurderinger også!

ting å inkludere: du ønsker å inkludere en måte for gjestene å nå ut direkte til daglig leder for noen spesifikke tilbakemeldinger. Du vil også inkludere koblinger til de viktigste gjennomgangsplattformene for hotellet ditt, for Eksempel TripAdvisor.

hvor ofte skal oppdateres: post-opphold-e-posten er veldig direkte og transaksjonell. Så det trenger ikke å bli oppdatert veldig ofte. Du vil ønske å besøke det minst kvartalsvis for å sikre At Nettadressene fungerer, og at alt annet fortsatt samsvarer med merkevarens kommunikasjonsstil.

#4: Re-Engagement Hotel Email Template

Mål: å pleie langsiktige relasjoner med tidligere gjester. Re-engasjement e-poster er spesielt effektive når du målretter gjester innen kjøreavstand som kan vurdere en spontan tur.

ting å inkludere: Innhold relatert til pågående arrangementer og sesongbaserte aktiviteter kan lokke potensielle gjester til å besøke stedet ditt igjen. Du bør også inkludere en oppfordring til handling og eventuelle kampanjetilbud laget spesielt for returgjester.

hvor ofte å oppdatere: ut av alle malene er denne den mest dynamiske. Du vil opprette maler for nye engasjementer for bestemte gjestesegmenter, som enkelt kan brukes på nytt for fremtidige kampanjer. Vi anbefaler at du oppdaterer denne malen for hver kampanje på nytt, slik at du ikke sender identiske e-poster hver gang. Også: test e-post emnelinjer for å finne ut hvilke som utfører best!

Gjest E-Post Eksempel: Bode Hotel Nashville

e-postmalene for hoteller som vises ovenfor vil gi deg grunnlaget for din egen eiendoms e-post, men selvfølgelig må de redigeres Og endres for å imøtekomme din eiendom og gjester. Du kan være så kreativ eller grei som du vil!

Nedenfor er et eksempel på en effektiv, on-brand, og godt gjennomtenkt pre-ankomst e-post fra Bode Hotel I Nashville. Det setter gjestene rolig ved å gi alt de trenger å vite om deres kommende opphold, og gir dem også en følelse av hvilken type opplevelse de er i for. Å gi denne viktige informasjonen på forhånd reduserer usikkerheten og setter tonen for det kommende oppholdet. Og, hvis det er flere spørsmål, det gjør det klart hvordan best å komme i kontakt.

selv om de kan være automatisert, setter disse e-postene tonen og fremhever stedets respons. Ta en titt på malen nedenfor for å se hvordan det gjøres.

Verktøy For Å Automatisere Gjestekommunikasjon

Automatisering Er en hotelier beste venn. Det øker konsistensen, reduserer feil og eliminerer kjedelig manuelt arbeid, og sparer deg for massevis av tid. Gjestekommunikasjon som pre-og post-opphold e-post, er perfekt egnet for automatisering. I stedet for å måtte manuelt trekke denne informasjonen inn i en e-post for hver gjest før ankomst, den automatiserte arbeidsflyten tar seg av det sømløst.

i Tillegg til den positive innvirkningen på gjesteopplevelsen og tidseffektiviteten, kan automatisering også drive dine inkrementelle inntekter ved å tilby perfekt tidsbestemte upsells og øke hotellets online omdømme ved å fange flere gjesteanmeldelser.

Hos Cloudbeds har Vi bygget et e-postautomatiseringssystem som knytter seg direkte til vårt eiendomsstyringssystem for å strømlinjeforme kommunikasjon på tvers av gjestereisen. På den måten trenger du ikke å vende mellom flere systemer og ansatte har bare et enkelt system for å lære. E-postmaler kan tilpasses med informasjonen som er viktigst for gjestene dine, og deretter planlegges basert på utløsere, for eksempel nye bestillinger, innsjekkinger eller reservasjonsendringer.

i tillegg til vårt eget alt-i-ett automatiseringsverktøy, integrerer vi med andre tjenester (Via Cloudbeds marketplace) som styrker eiendommen din med automatisert kommunikasjon. Her er noen alternativer:

• Wishbox lar brukerne automatisk samle inn og laste opp alle nødvendige gjestedata og dokumentasjon før ankomst. Deretter automatiserer den kommunikasjon for å generere mer inntekter fra upsells og forbedre gjestenes tilfredshet med eiendomsinformasjon og lokale anbefalinger, alt på gjestenes eget språk.
• GuestJoy hjelper deg med å administrere gjestekommunikasjonen i alle faser av oppholdet. Tjenesten hjelpemidler også i å samle gjesteanmeldelser og tilbyr concierge-tjenester og målrettede upsells.
• Experience Hotel er Et Crm-System For GJESTEOPPLEVELSER som inkluderer automatiserte oppsalg, forespørsler om tilbakemelding og anmeldelser og lojalitet/belønningskampanjer. Alt er drevet av dynamisk markedsføringskommunikasjon basert på hver gjests profil.

Gjestekommunikasjonsintegrasjonene som er tilgjengelige på Cloudbeds Marketplace.

når du bygger ut kraftige hotell – e-postmaler og setter dine automatiseringsregler, vil du nyte en vedvarende og enkel gjestekommunikasjonsstrategi. Du trenger aldri å sende disse e-postene manuelt igjen.

et siste råd: se på maler og automatisering regelmessig for å være sikker på at alt fortsatt fungerer som det skal. En indikator på et potensielt problem er hvis du oppdager en plutselig dukkert i åpne priser eller gjester klager over at de ikke mottok en e-post.