Che cos’è l’efficienza di flusso?
Di cosa hai bisogno per tenere conto quando lo calcoli? Qual è l’efficienza media dei team in tutto il mondo? Come si può misurare su una tavola Kanban con precisione? Quello che stai per leggere risponderà a tutte queste domande e altro ancora, in modo da poter scoprire se sei davvero efficiente e dove concentrare i tuoi sforzi per migliorare.
Se siete nuovi a Lean project management e sono ancora ottenere una presa sul concetto, si dovrebbe prendere un minuto per familiarizzare con i principi Lean che sono al centro di raggiungere la massima efficienza del processo di lavoro prima di continuare ulteriormente con questo articolo.
L’efficienza del lavoro sta facendo di più con meno sforzo
Dal punto di vista di un project manager snello, l’efficienza del processo può essere calcolata come il rapporto tra il tempo di aggiunta di valore e il tempo di consegna richiesto per completarlo. Diamo uno sguardo più dettagliato a cosa significa:
- Il tempo a valore aggiunto è l’intervallo di tempo in cui il team o le apparecchiature lavorano attivamente su un’attività;
- Il tempo di consegna è l’intero tempo necessario per completare un’assegnazione;
- La differenza tra i due può essere definita spreco e deve essere ridotta al minimo.
Come misurare l’efficienza del processo?
Il modo più semplice per calcolare l’efficienza del processo può essere descritto dalla seguente formula:
Aumentare l’efficienza di processo con Kanban
Il grosso problema che spinge molti project manager al metodo Kanban è il fatto che i loro team sono sempre estremamente impegnati e tuttavia rispettare le scadenze viene a costo di un sacco di stress e di rimanere straordinari in ufficio. Implementare una scheda Kanban è un buon modo per visualizzare il lavoro della tua squadra, ma la scheda e le carte stesse non saranno in grado di fare nulla per il fatto che la tua efficienza è bassa.
La ragione di ciò è che la scheda serve semplicemente come strumento per mappare il flusso di lavoro. Stabilire un flusso è qualcosa che il team e il loro manager dovrebbero fare insieme implementando politiche esplicite, automazione e rituali nel modo in cui usano le loro schede Kanban.
Tra gli ostacoli più significativi di un leader che ha deciso di applicare l’approccio Lean project management c’è quello di eliminare l’abitudine al multitasking che è diffusa tra le organizzazioni.
Se ciascuno dei membri del team sta lavorando su alcune attività contemporaneamente (o sta cercando di), l’efficienza del lavoro può solo scendere. Ciò è dovuto al fatto che stabilire un flusso di lavoro diventa impossibile quando si cambia costantemente contesto.
Spetta al project manager considerare i limiti WIP appropriati che dovrebbero essere posizionati sulla scheda Kanban in modo che il team possa mantenere la concentrazione ed evitare inutili distrazioni.
Inoltre, dopo aver identificato una colonna di collo di bottiglia che riduce significativamente l’efficienza, è necessario considerare di posizionare una fase di coda aggiuntiva pochi passaggi prima o di allocare capacità aggiuntiva in modo che possa essere alleviata un po’.
L’efficienza media dei processi dei team di tutto il mondo è:
Secondo l’autore di Actionable Agile Metrics for Predictability Daniel Vacanti, l’efficienza media del flusso dei team che sono nuovi alla gestione snella del progetto o generalmente non prestano attenzione al loro flusso è compresa tra il 5% e il 15%.
Inserito in un contesto di sviluppo del prodotto, ciò significa che se una storia utente richiede 20 giorni per essere completata e ha un’efficienza di flusso del 15%, qualcuno ci lavora attivamente per soli tre giorni. Pertanto, durante gli altri 17 giorni, l’assegnazione rimane inattiva in una colonna di coda su una scheda Kanban da qualche parte nel sistema.
Questa osservazione è affermata ulteriormente da David J. Anderson che ha adattato il metodo Kanban per l’implementazione del lavoro di conoscenza. Nella sua esperienza, ancora di più, i team esperti che hanno raggiunto la simbiosi delle loro azioni e mirano a migliorare il loro flusso hanno difficoltà a superare il 40% di efficienza del loro flusso di lavoro.
Indubbiamente, questo non sembra un numero ottimale, ma ci sono fattori che trascinano verso il basso l’efficienza che non sono sempre sotto il controllo del project manager, come ad esempio:
- Dipendenze-Dipendenze da servizi condivisi, di solito specialisti o fornitori. Dipendenze da diversi team o flussi di lavoro che lavorano su parti dipendenti di un sistema o all’interno di elementi dipendenti dell’architettura del prodotto.
- Variazione nella natura del lavoro – Poiché i requisiti variano, ogni lavoro è unico e i tempi di ciclo attraverso le singole fasi della scoperta della conoscenza varieranno. Di conseguenza, una certa quantità di accodamento e un buffer sono inevitabili per ottenere un flusso regolare. L’alternativa è quella di avere quantità significative di tempo di inattività per il team al fine di assorbire la variabilità dei tempi di ciclo locali.
- Liquidità del team (o mancanza di esso) – In un ambiente di competenze ed esperienze eterogenee, abbinare il membro del team giusto a un lavoro adatto significa che più lavoro deve essere nel sistema. Più eterogeneità nella squadra, più WIP è richiesto, quindi, più tempo di coda.
Considerando tutto ciò che hai letto, dovrebbe essere chiaro che calcolare l’efficienza del flusso è semplice, ma tenere conto di ogni fattore che lo influenza richiede tempo.
Questo è particolarmente vero quando hai un gran numero di assegnazioni che passano attraverso il tuo flusso. Fortunatamente, l’era digitale ci ha fornito modi per automatizzare il processo di calcolo dell’efficienza e abbiamo solo bisogno di filtrare i dati di flusso di interesse.
Incontra il grafico di efficienza di flusso!
Un grafico di efficienza di flusso può essere un punto di svolta per i project manager che vogliono calcolare la percentuale di efficienza del loro team con precisione senza dover spendere decine di ore per la contabilità per l’efficienza di ogni singola attività che passa attraverso la loro scheda Kanban manualmente.
Poiché un elemento si muove attraverso le fasi del processo, è essenzialmente in uno dei due stati:
- Attivamente lavorato su
- In attesa
Quando è in attesa, è bloccato o è bloccato in una colonna di coda in attesa che qualcuno lo metta in uno stato attivo.
Un grafico di efficienza di flusso tipico calcolerà il rapporto tra la quantità totale di tempo attivo che una carta spende in lavorazione per la quantità totale di tempo di ciclo che ci sono voluti per farlo fare.
Il grafico raccoglierà automaticamente i dati da ogni scheda che è passata attraverso la scheda software Kanban durante un intervallo di tempo a tua scelta, accumulerà l’efficienza complessiva del flusso per il periodo e visualizzerà i risultati.
Per concentrarsi su determinati periodi del lavoro del tuo team, devi solo selezionare qualsiasi intervallo di tempo nel passato. Il vantaggio principale dell’utilizzo di uno strumento Kanban digitale è che è possibile includere ed escludere fattori aggiuntivi come il tempo bloccato delle carte e fare lo stesso con diverse fasi del flusso di lavoro al fine di sperimentare e trovare modi per migliorare le prestazioni in aree specifiche. Inoltre, il grafico rende molto più facile presentare i dati sull’efficienza del flusso alle parti interessate.
Il diagramma di efficienza di flusso può rivelarsi molto utile quando si:
- Vuoi calcolare e visualizzare l’efficienza del tuo flusso di lavoro;
- Calcola quanto un determinato collo di bottiglia sta trascinando la tua produttività;
- Calcola per quanto tempo le tue attività stanno spendendo attivamente in fase di lavoro vs in attesa che qualcuno agisca.
Misurare l’efficienza del flusso è una condizione obbligatoria se si desidera vedere se è necessario impegnarsi seriamente per migliorare o se sono solo pochi piccoli aggiustamenti per raggiungere la perfezione del processo.
Una volta che sai quanto è lungo il percorso del tuo team, dovresti concentrarti sulla riduzione del tempo di attesa del tuo processo il più possibile prima di cercare un modo per aumentare il tempo attivo che il tuo team trascorre lavorando sui loro compiti.
Sperimenta diversi limiti al lavoro in corso del tuo team e monitora come cambia la loro efficienza e come cambia la normale distribuzione del lavoro. Assicurarsi di regolare le fasi del flusso di lavoro in modo da poter garantire il movimento regolare delle carte e partecipare a colli di bottiglia per tenerli alleviati.
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