Réclamer du carburant – comment une bonne tenue de dossiers peut vous faire économiser de l’argent.
Quand et comment pouvez-vous réclamer des frais de carburant dans votre entreprise?
Si vous conduisez une voiture de société, il est probable que les coûts du carburant soient couverts par votre entreprise et que vous payiez un avantage imposable en nature sur le carburant. Vous n’avez pas besoin de demander séparément les frais de carburant – vous pouvez cependant enregistrer le kilométrage personnel et le rembourser à l’entreprise afin de ne pas être taxé sur l’avantage en nature.
Mais je suis occupé!
Que se passe-t-il lorsque vous êtes un entrepreneur occupé et que vous utilisez votre propre voiture pour des miles professionnels?
Bien que vous vouliez vraiment tenir de bons dossiers, vous êtes parfois trop occupé pour déterminer le kilométrage exact de l’endroit où vous vous êtes rendu et en provenance de votre entreprise.
Vous pouvez donc simplement réclamer le réservoir de carburant impair à la place.
En bref. Aucun.
En tant qu’employé de votre entreprise, vous n’êtes autorisé à réclamer le kilométrage qu’aux taux de kilométrage approuvés publiés par HMRC. Ce sont des paiements d’allocation de kilométrage ou des cartes.
Cartes HMRC
HMRC a des règles claires pour réclamer les frais de kilométrage. Au moment de la rédaction de cet article, vous êtes autorisé à payer jusqu’à 45p par mille en franchise d’impôt pour chaque mille d’affaires que vous voyagez dans votre voiture personnelle.
- 45p pour les premiers 10 000 milles parcourus
- 25p pour chaque mille par la suite
À moins que vous ne puissiez prouver que vous avez utilisé le plein de carburant que vous avez acheté avec votre reçu de carburant pour les miles professionnels, disons par exemple que vous avez mis un réservoir de carburant dans une voiture de location, ou peut–être que la voiture est garée dans les locaux commerciaux et n’est jamais utilisée pour le kilométrage personnel – alors vous impossible de réclamer le reçu de carburant. Si vous ne pouvez pas prouver que vous avez utilisé la voiture uniquement pour les affaires, HMRC supposera qu’il y a un niveau d’avantage personnel dans le réservoir de carburant que vous avez réclamé et vous serez taxé dessus. Mieux vaut calculer votre utilisation réelle que HMRC suppose votre utilisation – cela ne sera jamais calculé en votre faveur!
Si l’entreprise rembourse des dépenses personnelles en carburant ou paie des taux supérieurs au taux des cartes publiées de 45p par mille, cela doit être enregistré dans un P11D comme un avantage en nature et imposé en conséquence.
Pour éviter tout débat sur le nombre de milles personnels ou professionnels que vous avez parcourus ou non dans votre voiture, vous devez enregistrer le kilométrage professionnel réel.
Il vous incombe de prouver votre kilométrage à HMRC – ce n’est pas à HMRC de réfuter le kilométrage. En cas d’audit, ils refuseront simplement les dépenses et vous factureront tout impôt impayé – plus les intérêts et les pénalités bien sûr!
Extraction de bénéfices – retirer efficacement de l’argent de votre taxe professionnelle
Le 45p par mile autorisé par HMRC permet un élément d’usure de la voiture, de l’assurance, de la taxe, des pneus et des coûts de réparation généraux. En supposant que votre entreprise puisse se permettre de réclamer le 45p par mile, il vous sera toujours plus avantageux financièrement. C’est un moyen efficace d’extraire des bénéfices de votre entreprise car le coût total de la réclamation de kilométrage est autorisé pour l’impôt.
Puis-je réclamer la TVA sur ma Réclamation de Kilométrage?
Oui, mais …..
- vous NE POUVEZ PAS réclamer la TVA sur la totalité des 45p par mile (qui comprend une contribution à votre MOT, la taxe automobile, les pneus et l’assurance, etc.)
- vous POUVEZ réclamer la TVA sur l’élément carburant lui–même
Encore une fois, HMRC publie des taux, appelés Taux de carburant consultatifs – sur lesquels nous sommes autorisés à récupérer la TVA. Ceux-ci sont mis à jour chaque trimestre.
Prenons un exemple et examinons les écritures comptables.
 Établissez le scénario et suivez les étapes |
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| # | Bob roule 100 miles dans sa propre voiture équipée d’un moteur à essence de 1600cc. Il souhaite faire une réclamation de kilométrage pour le trajet et récupérer la TVA sur le coût dans ses comptes.
Sa réclamation est datée d’octobre 2015, il utilisera donc les taux actuels autorisés par HMRC et publiés sur leur site Web. Il a fait des réclamations de kilométrage de 1250 milles depuis le 06 avril 2015, il est donc bien en dessous du seuil de 10 000 milles pour les cartes à 45p au cours de cette année d’imposition. |
| 1 | Bob fait une réclamation de miles pour 100 miles à 45p par mile.
100 x 45 p = £45.00 |
| 2 | Il vérifie les taux publiés pour voir quelle part du 45p est l’élément carburant et trouve qu’il est de 14p pour une voiture à essence avec un moteur de 1600cc. |
| 3 | Il calcule l’élément carburant de la revendication
100 x 14p = £ 14:00, donc l’élément non carburant doit être £31.00 |
| 4 | Il calcule l’élément TVA de la réclamation carburant
£14,00 x 1/6 (20/120) = £2.33, donc le montant avant TVA doit être £11.67 |
| 5 | Il inscrit sa réclamation de kilométrage dans son système comptable comme suit:
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La double entrée dans ses comptes ressemblera à ceci:
 31- Oct-xx Double entrée pour la réclamation de kilométrage |
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| Transaction | Débit | Crédit |
| Kilométrage à 20% TVA (P & L) | 11.67 | |
| Kilométrage sans TVA (P & L) | 31.00 | |
| TVA (BS) | 2.33 | |
| Compte de dépenses de Bobs (cela pourrait également être crédité sur son compte de prêt des administrateurs) | 45.00 | |
| Total | 45.00 | 45.00 |
Attention aux:
Pièges Fiscaux |
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| # | Attention aux: |
| 1 | Conservez les reçus de carburant
Bien que vous soyez autorisé à récupérer la TVA sur les réclamations de carburant, vous devez toujours prouver à HMRC que vous avez effectivement acheté du carburant pendant la période de réclamation. Bien que vous ne les inscriviez pas dans votre système, vous devez conserver des copies des reçus de carburant TVA avec suffisamment de TVA pour couvrir la réclamation que vous faites, avec vos enregistrements comptables. Si vous utilisez Xero, vous pouvez les analyser en même temps que votre réclamation de kilométrage. |
| 2 | Tenir des dossiers adéquats
Tenir des dossiers suffisants pour prouver votre voyage d’affaires:
Cela peut sembler beaucoup d’efforts, mais plus vos dossiers sont bons maintenant, plus il sera facile de défendre tout type de défi lors d’un audit de TVA plus tard. |
Vous pouvez le constater en vous assurant que la tenue des registres est correcte – vous pouvez éviter un stress inutile avec HMRC et récupérer la TVA sur vos réclamations de kilométrage.
💡 Meilleurs conseils pour le suivi du kilométrage |
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| 1 | Gardez un cahier dans votre voiture pour enregistrer le kilométrage professionnel |
| 2 | Gardez une trace de tous les rendez-vous et de tous les voyages dans votre agenda au cas où vous auriez besoin de vous y référer plus tard |
| 3 | Vous pouvez vous configurer en tant que fournisseur dans votre logiciel de comptabilité et enregistrer votre kilométrage comme facture payable au fur et à mesure que vous avez les fonds. Conservez la facture comme ébauche tout au long du mois et approuvez-la à la fin du mois lorsque vous aurez enregistré tous vos voyages d’affaires. |
| 4 | Si votre logiciel d’entreprise dispose d’une fonctionnalité de réclamation de frais, vous pouvez enregistrer chaque voyage comme une réclamation de frais et la soumettre pour paiement à la fin de chaque mois. |
| 5 | Téléchargez une application sur votre téléphone telle que TripCatcher et enregistrez votre kilométrage au fur et à mesure. Si vous utilisez Xero, vous pouvez soumettre vos réclamations de kilométrage directement sur votre compte Xero. |
Ne le laissez pas avant que le fisc ne vienne vous rendre visite avant d’enregistrer vos miles professionnels! Mettez en place des procédures robustes dès maintenant.