Harkitsetko konventin aloittamista? 10 Things You Need to Know

ennen kuin olin konventin järjestäjä, olin luultavasti aivan kuin sinä – fani, joka valitti, ettei ollut tilaisuutta osallistua Tapahtumaan juhlistaakseni erityistä fandom-makuani, tai ehkä henkilönä, joka katseli ympärilleen toista huonosti hoidettua huijausta ja ajatteli itsekseen: ”pystyn parempaan kuin tämä.”Hemmetti, ehkä olet jopa lukenut, että konventin järjestäjät rikastuvat viemällä kotiin roskapusseja täynnä rahaa (spoilerivaroitus: useimmat eivät ole). Halusta riippumatta se, että edes harkitset kokouksen aloittamista, on innostavaa. Suurin este menestykselle on aina toimettomuus, minkä vuoksi Jaan tietojani auttaakseni sinua pääsemään vauhtiin.

nyt saatat ihmetellä, kuka minä olen tarjoamaan asiantuntemusta konventtien järjestämisestä. En suunnittele tapahtumia työkseni, ja ennen kuin järjestin ensimmäisen huijaukseni, olin vain fani. Minulla on kuitenkin neljä vuotta aikaa johtaa menestyksekästä, kasvavaa konventtia suurkaupunkialueella. En ehkä ole paras tietolähde,mutta olen tietolähde, joten ottakaa vapaasti sanottavani vastaan.

minä yhdessä kahden ystäväni kanssa järjestän Atlantassa, GA: ssa vuosittaisen Pelikonventin nimeltä Southern-Fried Gameroom Expo. Se ei ole huikean suuri tapahtuma kuten Heroes Convention tai Mega Con, mutta emme ole paikallinen comic con takana Holiday Inn Express myöskään. Muutama viikko sitten, isännöimme yli 3,000 osallistujia ja miehitetty yli 60,000 neliömetriä näyttelytilaa aikana meidän 3 päivän expo. Neljän vuoden aikana olemme järjestäneet tapahtumia olemme kasvaneet ulos meidän varattu tila vuosittain ja ovat nyt suurempia kuin jotkut muut paikalliset geek cons jotka näyttivät Iso, kun aloitimme. Olemme olleet esillä lukuisissa julkaisuissa, kuten Killscreen, Paste, Southwest: the Magazine, Creative Loafing, ja jopa nimi-pudotettu Wall Street Journal. Ei hullumpi fanitapaamiselle.

jos harkitset konventin aloittamista, niin saatat jo tietää joitakin näistä asioista, mutta kun aloitin, ei ollut olemassa kätevää opasta, joten jaan sen, mitä tiedän. Lisätietoja riittää, mutta näiden perusasioiden pitäisi auttaa vastaamaan ainakin joihinkin kysymyksiisi:

tee tutkimustyösi

jos olet aloittamassa konventtia, paras neuvo, jonka voin antaa, on vierailla muissa konventeissa – paljon niitä. Katso, mitä he tekevät hyvin ja huomaa, missä he epäonnistuvat. Muista katsoa erityisesti tapahtumia, jotka voivat olla samanlaisia kuin omasi eri puolilla maata. Katso myös muita konventteja omalla maantieteellisellä alueellasi saadaksesi makua paikalliseen hohtoon siitä, mikä toimii ja mikä ei. Haluat myös aloittaa tapahtumakalenterin, jotta näet, milloin tapahtumien välillä voi olla kuilu, joten et kilpaile toisen alueellisen huijauksen kanssa, joka voi varastaa yleisösi. Ja tietenkin varmistaa, ettei ole vastaavaa tapahtumaa, jonka haluat pitää jo olemassa.

asuessani Atlantassa minulla on etu osallistua Dragon Coniin viimeiset 15 vuotta peräkkäin. Rakastan Dragon Conia. Vaikka kyseessä on 80K + – fanien jättikokous ja hyvin erilainen kuin johtamani konventti, pystyin silti ottamaan huomioon muutamia keskeisiä asioita, joita tein ja joita en halunnut omassa kokouksessani. Yksi pieni asia todistin useita kertoja Dragon Con oli esillä vieras saapumassa hänen / hänen paneeli ilman moderaattori ja ei aavistustakaan siitä, mitä oli tarkoitus tapahtua. Vierasparka sanoisi sitten vain jotain, mikä vaikuttaisi: ”Uhh…so voit kai kysyä minulta jotain.”Kokoustani varten olen varmistanut, että jokaisella paneelilla on tarkastettu Moderaattori, jolla on selkeät ohjeet siitä, miten paneelin tulee virrata, ja arkki varakysymyksiä, jos kaivo on kuivunut.

muut tutkimuskäytännöt eivät koske ainoastaan vertailevan hinnoittelun, vieraiden ja mahdollisten päivämäärien tarkistamista, vaan myös eri tapahtumapaikkojen kustannuksia, mahdollisia kuntarajoituksia ja liiketoiminnan vaatimuksia. Mutta lisää niistä myöhemmin.

Rakenna olemassa olevalle yhteisölle & ole mukava ihminen

konventioni on ainutlaatuisempi kuin useimmat siinä mielessä, että se ei missään nimessä voisi toteutua ilman yhteisön tukea. Luotamme siihen, että paikalliset keräilijät raahaavat yli 200 jättimäistä pelihallia ja flipperiä ulos kellaristaan joka vuosi. Se sanoi, jopa ilman fyysistä tukea, SFGE ei olisi voinut saada pois maasta ilman hyödyntämällä olemassa olevan yhteisön faneja. Toki voisit lyödä vetoa ”Jos rakennat sen, he tulevat mentaliteettiin”, mutta ilman vesikauhuista yhteisöä, joka liittyisi suoraan portista, konventtisi on todennäköisesti mennyttä kalua.

yhteisöön kytkettynä oleminen antaa sinulle mahdollisuuden tietää kyseisen yhteisön tarpeet sen suhteen, mitä voidaan haluta aloittaa konventti, plus se tarkoittaa, että sinulla on jo parvi ihmisiä, joita voit kutsua auttamaan vapaaehtoisina, yleisurheilun ohjaajina ja osallistujina. Jos siis olet mukava ihminen. Yhteisöön liittyminen ei tarkoita vain jonkin hyväksikäyttöä. Ei, se merkitsee jonkin arvokkaan lahjoittamista, tapahtumiin osallistumista ja sellaisten pitkäaikaisten ystävien hankkimista, jotka kaikki keskittyvät samojen harrastusten ympärille. Ja jos olet ääliö, sana kiertää.

olen tavannut ystäviä kaikilta elämänaloilta yhteisen harrastusrakkautemme kautta, ihmisiä, joilla on kaikenlaisia ammatteja, taustoja ja mielipiteitä. Mutta mikään tästä olisi ollut mahdollista, ellen olisi ollut armollinen niille tapasin aikana meetups ja jos minun vuorovaikutukset eivät olleet altruistic. Jos olisin yrittänyt tuoda nousukkaiden kokouksen näyttämölle ilman, että kukaan yhteisöstä olisi tukenut minua, en olisi saanut petoa nousemaan ilmaan. Uudet kuulijat voivat saada tietoa konventistasi matkan varrella, mutta ystäväsi ja tuttavasi muodostama yhteisö on ensimmäinen kuulijakuntasi ja voimakkain tukijasi.

Tarkenna markkinointiasi

konventin aloittaminen on eri asia, mutta yleisön houkutteleminen on aivan eri peto. On tärkeää varmistaa, että sivustosi ja markkinointimateriaalit ovat huippuluokkaa. Jos et satu olemaan graafinen suunnittelija, tai sinulla on ystävä, joka on sellainen, tämä voi olla joitakin ylimääräisiä kuluja et odottanut. En voi kertoa, kuinka monta kertaa olen kuullut tapahtumasta vain suusanallisesti, ja kun menen katsomaan tapahtuman nettisivuja, se on vanhentunut ja suunniteltu niin huonosti, että se saa minut kyseenalaistamaan huijauksen ammattimaisuuden.

WordPress-Mallit ovat runsaita ja halpoja, ja niin kauan kuin teet Pointin omistaaksesi energiaa verkkosivustosi kehittämiseen ja päivittämiseen, se voisi mennä pitkälle tuntemattoman tahon perustamiseksi legitiimiksi ja houkuttelevaksi osallistujille. Kuitenkin, sinun täytyy tehdä enemmän kuin vain on vahva online läsnäolo.

useimmat konventiot tarjoavat niin sanottuja fanipöytiä olemassa oleville yhteisöille tai jopa muille konventioille mainostaakseen yleisölleen ilmaiseksi. Koska on molemminpuolisesti hyödyllistä lisätä osallistumista tietyn fandomin ympärille, useimmat konventit antavat sinulle mahdollisuuden edistää tapahtumaasi heidän tapahtumassaan vastineeksi paikasta omassa konventissasi. Lähetä siis sähköpostia muille konventin järjestäjille ja kysy heiltä. Se ei haittaa kysyä, altistaa sinut miten muut yleissopimukset toimivat, voit tavata muita järjestäjiä, jotka ovat usein valmiita jakamaan opittuja kantapään kautta, ja antaa sinulle altistumisen suuri joukko ihmisiä, jotka ovat jo mukana ajatus osallistua con. Muista tehdä vastapalvelus antamalla isäntäkonkarillesi mahdollisuus esiintyä, kun aloitat oman konventtisi.

sijainti. Sijainti. Sijainti.

yksi, ellei suurin menoerä, jonka aiheutat konventin aloittamisesta, on paikan varmistaminen. Kaikki tietävät, että sijainti tahansa liiketoiminnan on avain, mutta jos olet uusi convention arena, niin et ehkä tiedä, miten useimmat näistä paikoista toimivat.

Kokouskeskukset veloittavat suurimmaksi osaksi asunnon päivävuokraa. Tämä maksu on yleensä paljain luut, eli olet vain maksaa tilaa eikä sähköliitännät, pöydät, tuolit, jne, jotka ovat ylimääräisiä ja kalliita. Usein nämä paikat vaativat sinua käyttämään tapahtumahenkilöstöään kuormaukseen/kuormaukseen, turvallisuuteen ja muihin palveluihin. Kaikki nämä yksittäiset maksut voivat lisätä nopeasti, ja jos sinulla ei ole sisäänrakennettua yleisöä takaamaan tuottoa, tämä voi olla kustannustehokas.

hotellisopimukset ovat kaikki erilaisia, mutta tarjoavat hieman enemmän joustavuutta kuin monet messuhallit ja kongressikeskukset. Expo-salien tapaan tiloista voi maksaa kiinteämääräisen maksun, mutta rahaa voi säästää, jos katsoo muita, joustavampia vaihtoehtoja. Monet hotellit avulla voit varata tilaa perustuu taattu määrä huone yötä. Merkitys, esimerkiksi, jos haluat käyttää hotellin juhlasali, saatat joutua takaamaan, että voit houkutella X-määrä huonevarauksia. Useimmat paikat tarjoavat sinulle yksinomainen alennus hinnoittelu houkutella vieraita yöpymään con. Monta kertaa, voit tehdä sopimuksen paikka tarjota useita ilmaisia huone yötä täyttämällä tiettyjä varauksen virstanpylväitä tai on alennusta sovelletaan kohti lopullinen lasku varaukset yli ja yli sopimuksen vaatimukset.

ei ole häpeä aloittaa pienestä. Et aio olla San Diego Comic Con heti portista, ja ellei tilaa on jo varattu, useimmat paikat voit lisätä tilaa sopimukseesi kuin mennä. Muista varata ajoissa, sillä osa viikonloppupäivistä on varmistettu jo jopa kolme vuotta etukäteen. Todistamattomana kokonaisuutena paikan varaaminen ensimmäiselle huijauksellesi voi olla vaikeaa, mutta jos onnistut ensimmäisenä vuonna, sinulla on enemmän neuvotteluvoimaa joka peräkkäinen vuosi.

konventin aloittaminen voi käydä kalliiksi

kun kaiken laskee yhteen, niin alkeellisimmatkin fanikonventiot voivat maksaa järjestäjille tuhansia dollareita. Kuten mainitsin, paikan varmistaminen on yksi suurimmista menoistasi, mutta kun ajattelet esiintymispalkkioita, vierasmatkoja, ruokaa, painatusta, markkinointia ja tapahtumatarvikkeita, se voi olla ylivoimaista. Varmista, että saat runsaasti hinta lainauksia ja yrittää ennakoida kaiken luulet tarvitset ennen kuin allekirjoitat mitään katkoviiva sitoutua laittaa show. Tulee aina olemaan kuluja, joita et ole koskaan ennakoinut, joten varmista, että olet taloudellisesti hyvässä asemassa ennen kuin sitoudut aloittamaan kokouksen.

kun järjestäjäkollegani ja minä aloimme ensimmäistä kertaa puhua Southern-Fried Gameroom Expon perustamisesta, jokainen meistä (ja heitä oli tuolloin viisi) oli valmis pelaamaan muutaman tuhannen dollarin uhkapelin, jotta näkisimme visiomme toteutuvan. En menettänyt yhtään rahaa sinä ensimmäisenä vuonna, mutta minun piti olla ok tietäen, etten ehkä koskaan saa sitä sijoitusta takaisin. Advanced lipunmyynti voi tarjota virtaa rahaa auttaa rahoittamaan asioita ja laajentaa tarjontaa kuin mennä, mutta on monia kuluja, jotka tarvitsevat välitöntä pääomaa.

jos sinulla ei ole säästöjä tai sijoittajia, joukkorahoitus voisi antaa alkusysäyksen lanseeraukselle, mutta tiedä, että ne ovat tonnin työtä, eivätkä ole varma asia. Ennen SFGE: n ensimmäistä osakilpailua lanseerasimme Oman Kickstarterin. Hyvin suunnitellun kampanjan luominen vaati paljon enemmän aikaa ja vaivaa kuin odotimme. Muista, jos yleisö-rahoitus on menossa saada sinut vauhtiin ja olla ensimmäinen altistuminen yleisö on tapahtumasi, sen on parasta olla huippuluokkaa. Tämä tarkoittaa, että sinun täytyy viettää aikaa laadukkaan grafiikan, videosisällön ja kirjoitetun tekstin parissa ja investoida toivottaviin palkintoihin. Pystyimme kytkeytymään olemassa olevaan yhteisöömme ja päädyimme ylittämään ensimmäisen tavoitteemme ja päädyimme yli 5000 dollariin. Kickstarterin leikkauksen ja tukijoille lähettämiemme palkkioiden hinnan jälkeen, tuo $5k osoittautui paljon pienemmäksi kuin olimme toivoneet.

tiedä, miten vierasesiintymiset toimivat, ja ovatko ne oikeita huijauksellesi

julkkisvieraat ovat iso osa konventtipiiriä viime aikoina. Saada nimikirjoitus 8×10 tai selfie tähden suosikki elokuva tai televisio-ohjelma on valtava vetää vieraille monia haittoja, mutta on ottaa erityinen vieras oikea show? Auttaa tietää, miten erityinen vieras esiintymiset toimivat.

olivatpa he julkkiksia tai eivät, Jos aiot kutsua vieraan esitykseesi, sinun on katettava matkakulut ja hotellimajoitus vähintään, elleivät he ole paikallisia. Useimpiin julkkisvieraiden sopimuksiin kuuluu matkan ja hotellin lisäksi takuuvarma maksu. Elleivät he ole The Walking Deadin 4. zombi vasemmalta, D-listan julkkiksenkin takuu on vähintään 1 500-3 000 dollaria. Useimmat ovat $ 5,000 tai enemmän, ja monet suuret nimet vieraat komentavat yli $50,000 – $100,000 ulkonäkö palkkiot. Onneksi monta kertaa, nimikirjoitusmyynti lasketaan alkuperäisen takuun kanssa vieras säilyttää kaikki myynti yli sovitun määrän. Suurimman osan ajasta, ihmiset istuvat vieressä suosikki näyttelijä kokouksessa eivät ole heidän henkilökohtainen avustaja tai agentti, vaan vapaaehtoinen con varmistaa kaikki myynnit kirjataan laskettava vastaan vieraan taattu maksu.

jos kuvittelet, että julkkiksen ulkonäkö houkuttelisi niin paljon nimikirjoitusmyyntiä, että se vastaisi kustannuksiasi, hienoa. Jos näin ei ole, julkkiksen lisäkuluja kannattaa miettiä uudelleen. Jotkut ihmiset eivät ole nimikirjoituskoiria ja haluavat vain nähdä vieraan puhuvan, joten vaikka et näe suoraa nimikirjoitusmyyntiä, se voi silti tarkoittaa, että myit kulkulupia ja se silti hyödytti läsnäoloasi.

vaikka cons: issa keskitytään viime aikoina vain ”julkkisvieraisiin”, älä aliarvioi alan asiantuntijoita, podcastaajia, vloggaajia ja paikallisia lahjakkuuksia arvontoina. Olen yllättynyt siitä, että monet ”uuden median” vieraspaneeleistamme päihittävät jotkut vakiintuneemmista vieraspaneeleistamme tarjotakseen enemmän ”bang for your Buckia”kuin kustannukset menevät. Se sanoi, voi olla, että et edes tarvitse erityisiä vieraita huijaukseesi ollenkaan. Myyjät ovat aina iso veto yleissopimusten ja ohjelmointi, joka vain vaatii paikallisen moderaattorin tai yksinkertaisesti toimintaa, kuten tietokilpailu peli tai veneet osallistujille voi pakata ’em rikkomatta pankki.

tee se oikein-ja laillinen

OK, tämä on tylsää tavaraa, mutta välttämätöntä. Jos aiot laittaa tapahtuman osallistujia, sinun täytyy varmistaa, että kaikki on yli aluksella. En ole lakimies tai kirjanpitäjä, joten harkitkaa oikean henkilön konsultointia ennen kuin teette mitään suunnitelmia.

ensin on selvitettävä, haluaako konventti toimia yrityksenä vai yleishyödyllisenä yrityksenä. Jos otat rahaa, joudut maksamaan siitä veroa. Jokaisessa nimityksessä on hyviä ja huonoja puolia, mutta viime kädessä on tehtävä se, mikä on itselle oikein.

Tiesitkö, että tapahtumavakuutus on juttu? Juuri niin. Vaikka se on syvältä tarvitse edes ajatella katastrofin tapahtuu tapahtuman aikana, et varmasti halua olla henkilökohtaisesti koukussa vahingonkorvauksia, jos asiat menevät pieleen. Hinnat ovat itse asiassa melko kohtuullisia, joidenkin pakettien kattaessa yli miljoonan dollarin vahingot vain muutamalla satasella.

Ajatteletko soittaa musiikkia tapahtumassasi? Se tarkoittaa, että joudut maksamaan RIAA: lle rojaltimaksun. Lisäksi, sinun kannattaa tarkistaa kaupungin varmista olet mukaisesti paikallisia määräyksiä. Kun olet sitä, varmista, että kaikki, mitä olet perustettu teidän con on noudattaen mitään palo-koodit (kuten selkeät kulkutiet ja ei estä ovia) ja saatavilla vammaisille. Muiden järjestäjien kanssa keskusteleminen voi auttaa sinua ajattelemaan näitä ja monia muita ”pieniä” asioita, joita et ehkä ole tullut ajatelleeksi.

pysy uskollisena fokuksellesi

kun con-kulttuuri on niin läpitunkevaa kuin se nykyään on, saatat tuntea kiusausta yrittää olla yksi suurista kavereista suoraan portista ja ottaa mukaan vähän kaikkea con-tilaisuuteesi.

Jaa muille se, minkä tiedät ja mitä rakastat. Etsi ainoa juttusi ja omista se. Yksistään Atlantassa on paljon erilaisia konventteja erilaisille fandomeille: Harry Potter, Furries, Robert Jordan ja hirviöt. Mutta voitko kuvitella, millainen katastrofi voisi olla, jos yrittäisit tunkea kaikki nuo kiinnostuneet yhteen ensimmäiseen konventtiisi? Jos olet todella kiinnostunut keräämään 90-luvun Pog Con, Aloita oma Pog Con eikä Pog / Comic/Costume/Music / Burrito convention (vaikka olisin täysin osallistua että).

SFGE: n aloittaessa keskityimme pelkästään klassisiin arcade-peleihin ja flippereihin, joiden kyljessä oli hieman konsolipelaamista. Olemme sittemmin laajentaneet käsittämään enemmän konsolijuttuja, peli-ja retroaiheisia elokuvia sekä pöytäpelaamista. Kasvu oli hitaampaa, mutta kasvu oli järkevää. Muista, että aina on ensi vuosi. Kasvu ja laajentuminen muihin fandomeihin on mahdollista, mutta älä pakota sitä aloittaessasi konventtia.

et oikeasti pääse nauttimaan omasta huijauksestasi, ja se on OK

ehkä siellä on joitakin järjestäjiä, jotka ovat onnistuneesti keksineet taikakaavan, jolla oikeasti viettää aikaa työnsä hedelmistä nauttien, mutta minä en ole yksi heistä. Älä ymmärrä minua väärin, Olen iloinen, että laittaa tapahtuman ja nähdä muita ottaa kertaa elämässään, mutta olen liian kiireinen viikonloppuna pysähtyä ja haistaa ruusut osallistumalla mihinkään paneeleihin, perusing tahansa myyjät, tai tavata ystäviä lounaalle. Arvaatko, montako peliä saan pelata omassa pelimessussani? Yksi. Ei se mitään. Olen paljon enemmän huolissaan siitä, että ihmiset ovat siellä, missä heidän täytyy olla, wrangling kuljetus vieraille, puhuu medialle, syömällä sosiaalisen median, ja litania muita tehtäviä, jotka täytyy tapahtua aikana jopa tehdä sujuvasti.

en unohda hetkeäkään ensimmäisen konventtini aikana. Yli vuoden suunnittelun jälkeen, ja kun tapahtuma oli jo illalla hyvässä vauhdissa, seisoin pelihuoneessamme satojen ihmisten kanssa pelaamassa satoja pelejä, joiden taustalla soi loistava 80-luvun musiikki. Paistattelin loisteessa tajutessani, että onnistuimme eeppisessä tapahtumassa ja kaiken kovan työmme huipentuma unelman toteutumiseen osui minuun kerralla ja minut pyyhkäistiin yli tunteella. Juuri kun tajusin, että kyyneleet kihosivat silmiini ja että tämä on hetki, josta minun pitäisi nauttia ikuisesti, joku huusi minulle kertoakseen, että yhdessä pelissä oli vähäpätöinen ongelma. * Sigh * Back to work…

Remember, the buck stops with you, so if there ’s any loil during the show, you’ ll be the one who need to pick it. Jos jokin menee vikaan, kaikki kääntyvät sinun puoleesi. On eri asia saada hyvä ryhmä henkilökuntaa ja/tai vapaaehtoisia suojelemaan sinua kaikilta onnettomuuksilta, mutta loppujen lopuksi kaikki katsovat sinua. Jos haluat rentoutua konventin aikana ja nauttia täysin kaikista juhlista, sinun täytyy enemmän kuin todennäköisesti tehdä se jonkun toisen tilaisuudessa.

tee se, koska rakastat sitä, et rahan takia

juonipaljastus: mitä luultavimmin et rikastu konventiota pyörittämällä.

en sano, että se olisi mahdotonta. Se on epätodennäköistä. Onneksi SFGE, joka vuosi olemme isännöi tapahtuman Emme ole koskaan menettäneet rahaa. Muutaman viime vuoden aikana olen itse asiassa saanut pienen summan rahaa tililleni ohjelmasta, mutta en aio lopettaa päivätyöstäni ihan lähiaikoina. Suurin osa lipunmyynnistä saamistamme rahoista menee suoraan ovesta ulos kattamaan tapahtumapaikan kustannukset, matka-ja vierasmaksut, välinevuokrat, markkinointi-ja tulostuskulut sekä kaikki muut kustannukset, jotka liittyvät show ’ n pyörittämiseen. Suurin osa kaikesta rahasta, joka jää jäljelle, kun kaikki palkkiomme, käytetään vain ensi vuoden tuleviin kustannuksiin, ja järjestäjien on jaettava vielä pieni murto-osa. Se, mitä ansaitsen vuosittain, ei koskaan täysin korvaisi minulle loputtomia tunteja, jotka olen käyttänyt ohjelman järjestämiseen, jos olisin tuntityöntekijä. Mutta tiedätkö mitä? Ei se mitään. Jos sinulla on energiaa ja intohimoa se vie aloittaa yleissopimuksen, nähdä sen toteutuminen on oma palkinto.

onnea intohimon jakamiseen muiden kanssa ja toivottavasti nämä vinkit auttavat sinua juoksemaan onnistuneen tapahtuman!