¿Estás pensando en Comenzar Una Convención? 10 Cosas que necesitas saber

Antes de ser organizador de convenciones, probablemente era como tú, un fan que lamentaba que no hubiera oportunidad de asistir a un evento para celebrar mi sabor específico del fandom, o tal vez como alguien que miró a su alrededor a otro estafador mal dirigido y pensó para sí mismo: «Puedo hacerlo mejor que esto.»Diablos, tal vez incluso leíste que los organizadores de la convención se están haciendo ricos llevándose a casa bolsas de basura llenas de dinero (alerta de spoiler: la mayoría no lo son). Independientemente de su deseo, el hecho de que incluso esté pensando en comenzar una convención es inspirador. El mayor obstáculo para el éxito siempre es la inacción, por lo que comparto lo que sé para ayudarte a despegar.

Ahora, puede que se pregunte quién soy para ofrecer mi experiencia en la organización de convenciones. No planeo eventos para ganarme la vida, y antes de organizar mi primera estafa, era solo un fanático. Dicho esto, tengo cuatro años en mi haber dirigiendo una convención exitosa y creciente en un área metropolitana importante. Puede que no sea la mejor fuente de información, pero soy una fuente de información, así que siéntase libre de tomar lo que tengo que decir con un grano de sal.

Yo, junto con dos de mis amigos, organizo una convención anual de juegos llamada Southern-Fried Gameroom Expo en Atlanta, GA. No es un evento espectacularmente grande como una Convención de Héroes o una Mega Estafa, pero tampoco somos su comic con local en la parte trasera de un Holiday Inn Express. Hace unas semanas, alojamos a más de 3,000 asistentes y ocupamos más de 60,000 pies cuadrados de espacio de exhibición en el transcurso de nuestra exposición de 3 días. En los cuatro años que llevamos celebrando eventos, hemos superado nuestro espacio asignado cada año y ahora somos más grandes que algunos de los otros frikis locales que parecían grandes cuando empezamos. Hemos aparecido en numerosas publicaciones, como Killscreen,Paste, Southwest: The Magazine, Creative Loafing e incluso en el Wall Street Journal. No está mal para una verdadera convención de fans.

Si estás pensando en comenzar una convención, es posible que ya conozcas algunas de estas cosas, pero no había una guía práctica cuando empecé, así que estoy compartiendo lo que sé. Hay muchos más detalles que aprender, pero estos conceptos básicos deberían ayudar a responder al menos algunas de sus preguntas:

Haga su investigación

Si está en el camino de comenzar una convención, el mejor consejo que puedo darle es visitar otras convenciones, muchas de ellas. Vea lo que hacen bien y note dónde fallan. Asegúrese de mirar específicamente los eventos que pueden ser similares a los suyos en diferentes partes del país. Además, eche un vistazo a otras convenciones en su área geográfica para obtener un sabor para el estilo local de lo que funciona y lo que no. También querrás iniciar un calendario de eventos para que puedas ver cuándo puede haber una brecha entre los eventos y no estés compitiendo con otra estafa regional que pueda robar a tu audiencia. Y, por supuesto, para asegurarse de que no haya un evento similar al que desea celebrar ya en existencia.

Al vivir en Atlanta, tengo el beneficio de asistir a Dragon Con durante los últimos 15 años consecutivos. Permítanme ser claro, me encanta Dragon Const. Si bien es una convención gigante de más de 80 mil fanáticos y muy diferente de la convención que dirijo, todavía pude tomar nota de algunas cosas clave que hice y no quise en mi propia convención. Una pequeña cosa que presencié varias veces en Dragon Con fue que un invitado destacado llegó a su panel sin moderador y sin idea de lo que se suponía que iba a ocurrir. El pobre huésped simplemente diría algo en el sentido de «Uhh…so Supongo que puedes hacerme algunas preguntas.»Para mi convención, me he asegurado de que cada panel tenga un moderador revisado con instrucciones claras sobre cómo debe fluir el panel y una hoja de preguntas de respaldo para hacer en caso de que el pozo se haya secado.

Otros aspectos prácticos de la investigación tienen que ver no solo con la comprobación de precios comparativos, invitados y posibles fechas, sino también con el costo de los diferentes lugares, las restricciones municipales y los requisitos comerciales. Pero más sobre algunos de ellos más adelante.

Construir sobre una comunidad existente & ser una buena persona

Mi convención es más única que la mayoría en el sentido de que absolutamente no podría suceder sin el apoyo de la comunidad. Dependemos de coleccionistas regionales para sacar más de 200 máquinas recreativas y de pinball gigantes de su sótano cada año. Dicho esto, incluso sin el apoyo físico, SFGE no habría sido capaz de despegar sin recurrir a una comunidad de fans existente. Por supuesto, podría cubrir sus apuestas en la mentalidad de «si la construye, vendrán», pero sin una comunidad rabiosa a la que conectarse de inmediato, es probable que su convención esté muerta en el agua.

Estar conectado a una comunidad le permite conocer las necesidades de esa comunidad en términos de lo que se puede desear al comenzar una convención, además significa que ya tiene un grupo de personas a las que puede llamar para ayudar como voluntarios, directores de seguimiento y asistentes. Es decir, si eres una buena persona. Conectarse a una comunidad, no solo significa explotar algo para beneficio personal. No, significa contribuir con algo que valga la pena, participar en eventos y hacer amigos duraderos, todos centrados en intereses similares. Además, si eres un idiota, se corre la voz.

He conocido a amigos de todos los ámbitos de la vida a través de nuestro amor compartido por un pasatiempo, personas con todo tipo de profesiones, orígenes y opiniones. Pero nada de esto habría sido posible, si no hubiera sido amable con los que conocí durante las reuniones y si mis interacciones no fueran altruistas. Si hubiera tratado de traer una convención advenediza a la escena sin nadie en la comunidad que respondiera por mí, nunca habría sacado a la bestia de la tierra. Las nuevas audiencias pueden aprender sobre su convención en el futuro, pero su comunidad existente de amigos y conocidos será su primera audiencia y sus partidarios más fuertes.

Refinar su marketing

Comenzar una convención es una cosa, pero atraer a una audiencia es una bestia completamente diferente. Asegurarse de que su sitio web y materiales de marketing sean de primera categoría es clave. Si no eres diseñador gráfico, o tienes un amigo que lo es, esto podría ser un gasto adicional que no esperabas. No puedo decirte cuántas veces solo he aprendido sobre una convención por el boca a boca, y cuando voy a ver el sitio web del evento, está desactualizado y diseñado tan mal que me hace cuestionar la profesionalidad de la estafa.

Las plantillas de WordPress son abundantes y baratas, y siempre y cuando dediques la energía al desarrollo y actualización de tu sitio web, podría ayudar mucho a establecer una entidad desconocida como legítima y atractiva para los asistentes. Sin embargo, tienes que hacer más que solo tener una fuerte presencia en línea.

La mayoría de las convenciones ofrecen lo que se conoce como «mesas de fans» para comunidades existentes o incluso otras convenciones para anunciarse a su audiencia de forma gratuita. Dado que es mutuamente beneficioso aumentar la participación en torno a un fandom específico, la mayoría de las convenciones te permitirán promocionar tu evento en el de ellos a cambio de un lugar en tu propia convención. Por lo tanto, envíe un correo electrónico a otros organizadores de la convención y pregunte. No hace daño preguntar, te expone a cómo se operan otras convenciones, te permite conocer a otros organizadores que a menudo están dispuestos a compartir lecciones aprendidas de la manera difícil y te da exposición a un gran grupo de personas que ya están a bordo con la idea de asistir a una estafa. Solo recuerde corresponder el favor al permitir que su anfitrión tenga la oportunidad de exhibir cuando inicie su propia convención.

Ubicación. Ubicación. Ubicación.

Uno de los gastos, si no el más grande, en los que incurrirá al iniciar una convención es asegurar el lugar. Todo el mundo sabe que la ubicación de cualquier negocio es clave, pero si es nuevo en el ámbito de la convención, es posible que no sepa cómo funcionan la mayoría de estos lugares.

Los centros de convenciones, en su mayor parte, cobran una tarifa de alquiler plana por día. Esa tarifa generalmente es básica, lo que significa que solo paga por el espacio y no por las conexiones eléctricas, mesas, sillas, etc., que son extras y costosos. A menudo, estas ubicaciones requieren que use su personal de eventos para carga y descarga, seguridad y otros servicios. Todas estas tarifas individuales pueden acumularse rápidamente, y si no tiene una audiencia incorporada para garantizar un rendimiento, esto puede ser prohibitivo.

Los contratos de hoteles son diferentes, pero proporcionan un poco más de flexibilidad que muchas salas de exposiciones y centros de convenciones. Al igual que las salas de exposiciones, simplemente puede pagar una tarifa plana por el espacio, pero puede ahorrar dinero si observa otras opciones más flexibles. Muchos hoteles le permitirán reservar espacio en función de un número garantizado de noches de habitación. Es decir, por ejemplo, si desea utilizar el salón de baile principal del hotel, es posible que deba garantizar que puede atraer X-número de reservas de habitaciones. La mayoría de los lugares le ofrecerán un precio de descuento exclusivo para atraer a los huéspedes a alojarse en el the con. Muchas veces, puede contratar con el lugar para proporcionar un número de noches de habitación gratuitas al cumplir con ciertos hitos de reserva o aplicar un descuento a su factura final para reservas por encima y más allá de los requisitos de su contrato.

No hay vergüenza en empezar de a poco. No vas a ser San Diego Comic Con justo al salir de la puerta, y a menos que ya se haya reservado espacio, la mayoría de los lugares te permitirán agregar espacio a tu contrato a medida que avanzas. Recuerde reservar con anticipación, ya que algunas fechas de fin de semana ya se han asegurado con hasta tres años de anticipación. Como entidad no probada, reservar un lugar para su primera estafa puede ser difícil de inmediato, pero si tiene éxito el primer año, tiene más poder de negociación cada año consecutivo.

Iniciar una convención puede costar mucho dinero

Cuando se suma todo, incluso las convenciones de fans más básicas pueden costar a los organizadores miles de dólares. Como mencioné, asegurar el lugar es uno de sus mayores gastos, pero cuando piensa en las tarifas de apariencia, los viajes de los invitados, la comida, la impresión, el marketing y los suministros para eventos, puede ser abrumador. Asegúrese de obtener muchas cotizaciones de precios e intente anticipar todo lo que cree que necesitará antes de firmar en cualquier línea punteada para comprometerse a montar el espectáculo. Siempre habrá gastos que nunca anticipó, así que asegúrese de estar en una buena posición financiera antes de comprometerse a comenzar una convención.

Cuando mis compañeros organizadores y yo empezamos a hablar sobre la creación de la Southern-Fried Gameroom Expo, cada uno de nosotros (y había cinco en ese momento) estábamos dispuestos a apostar unos pocos miles de dólares por la perspectiva de ver que nuestra visión se hiciera realidad. No perdí dinero ese primer año, pero tenía que estar bien sabiendo que tal vez nunca recupere esa inversión. La venta avanzada de boletos puede proporcionar una afluencia de efectivo para ayudarlo a financiar cosas y ampliar las ofertas a medida que avanza, pero hay muchos gastos que necesitan capital inmediato.

Si no tienes ahorros o inversores, la financiación colectiva podría proporcionarte un impulso inicial para lanzar, pero debes saber que son un montón de trabajo y no son algo seguro. Antes del primer evento de SFGE, lanzamos nuestro propio Kickstarter. Crear una campaña bien diseñada llevó mucho más tiempo y esfuerzo del que esperábamos. Recuerde, si la financiación colectiva lo va a hacer despegar y ser la primera exposición que una audiencia tiene a su evento, es mejor que sea de primera categoría. Eso significa que tendrás que invertir tiempo en gráficos de calidad, contenido de video y texto escrito, e invertir en recompensas deseables. Pudimos conectarnos a nuestra comunidad existente y terminamos superando nuestro primer objetivo y terminamos con más de 5 5,000. Después del recorte de Kickstarter y el costo de las recompensas que enviamos a los patrocinadores, esos 5 5K resultaron ser mucho menos de lo que esperábamos.

Conozca cómo funcionan las apariciones de invitados, y si son adecuadas para su estafa

Los invitados famosos son una gran parte del circuito de convenciones últimamente. Obtener un 8×10 autografiado o una selfie con la estrella de su película o programa de televisión favorito es un gran atractivo para los invitados, muchos contras, pero ¿tener un invitado especial es adecuado para su programa? Es útil saber cómo funcionan las apariciones especiales de invitados.

Sea o no una celebridad, si tiene la intención de invitar a un invitado a su espectáculo, se espera que cubra los gastos de viaje y alojamiento en el hotel como mínimo a menos que sean locales. La mayoría de los contratos de huéspedes famosos incluyen no solo viajes y hoteles, sino también un pago garantizado. A menos que sean el cuarto zombi de la izquierda en The Walking Dead, incluso la celebridad más famosa de la lista D tendrá una garantía de al menos 1 1,500-3 3,000. La mayoría son de 5 5,000 o más, con muchos invitados de renombre que cobran más de fees 50,000 a fees 100,000 en las tarifas de aparición. Afortunadamente, muchas veces, las ventas de autógrafos contarán para la garantía inicial con el invitado reteniendo cualquier venta por encima de la cantidad contratada. La mayoría de las veces, las personas que se sientan al lado de su actor favorito en una convención no son su asistente personal o agente, sino un voluntario de la estafa que se asegura de que todas las ventas se registren para contar contra el pago garantizado del invitado.

Si crees que la aparición de una celebridad atraería suficientes ventas de autógrafos para compensar tu costo, genial. Si no, es posible que desee reconsiderar el gasto adicional de una celebridad. Algunas personas no son cazadores de autógrafos y solo quieren ver a un invitado hablar, por lo que incluso si no ve ventas directas de autógrafos, podría significar que vendió pases y aún benefició a su asistencia.

A pesar de que todo el enfoque de cons últimamente está en los invitados «famosos», no descartes a expertos de la industria, podcasters, vloggers y talento local como sorteos. Me ha sorprendido ver que muchos de nuestros paneles de invitados de» nuevos medios «eclipsan a algunos de nuestros paneles de invitados más establecidos para proporcionar más» bang for your buck » en lo que respecta a los costos. Dicho esto, puede ser que ni siquiera necesites invitados especiales para tu estafa. Los proveedores siempre son una gran atracción en las convenciones y la programación que solo requiere un moderador local o simplemente una actividad como un juego de preguntas o manualidades para que los asistentes puedan empacar sin romper el banco.

Hazlo bien-y legal

OK, esto es lo aburrido, pero necesario. Si vas a organizar un evento con los asistentes, tendrás que asegurarte de que todo esté claro. No soy abogado ni contador, así que asegúrese de considerar consultar a uno real antes de continuar con cualquier plan.

En primer lugar, querrá determinar si desea operar la convención como una empresa o una organización sin fines de lucro. Si recibes dinero, serás responsable de pagar impuestos por ese dinero. Hay pros y contras en cada designación, pero en última instancia, tienes que hacer lo que es correcto para ti.

¿Sabías que el seguro de eventos es una cosa? Así es. Si bien es una mierda tener que pensar en un desastre que ocurra durante su evento, ciertamente no desea estar personalmente en el gancho por daños si las cosas van mal. Los precios son en realidad bastante razonables, con algunos paquetes que cubren más de un millón de dólares en daños por solo unos pocos cientos de dólares.

¿Está pensando en reproducir música en su evento? Bueno, eso significa que tendrá que pagar a la RIAA una tarifa de regalías. Además, querrá consultar con la ciudad para asegurarse de que está de acuerdo con las ordenanzas locales. Mientras lo hace, asegúrese de que todo lo que configure en su con cumpla con los códigos de incendios (como pasarelas transparentes y puertas que no bloqueen) y sea accesible para personas con discapacidades. Hablar con otros organizadores puede ayudarte a pensar en estas y muchas otras «pequeñas» cosas en las que tal vez no hayas pensado.

Manténgase fiel a su enfoque

Con la cultura de la estafa tan generalizada como lo es hoy en día, puede que tenga la tentación de tratar de ser uno de los grandes e incluir un poco de todo en su estafa. Si lo hace, lo que terminará sucediendo es que diluirá su base de fans y no será considerado el evento «imprescindible» para su fandom en particular.

Comparte lo que sabes y lo que amas con los demás. Encuentra tu única cosa y adueñate de ella. Solo en Atlanta, hay un montón de convenciones diferentes para una variedad de fandoms: Dr. Quién, Harry Potter, Furries, Robert Jordan, y Monstruos, por nombrar algunos. Pero, ¿te imaginas el posible choque de trenes si trataras de reunir todos esos intereses en tu primera convención? Si realmente te gusta coleccionar Pogs de los años 90, comienza tu propio Pog Con y no una convención de Pog/Cómic/Disfraces/Música/Burritos (aunque asistiría totalmente a eso).

Cuando SFGE comenzó, nos centrábamos únicamente en los juegos clásicos de arcade y máquinas de pinball con un poco de juego de consola a un lado. Desde entonces, nos hemos expandido para incluir más cosas de consola, películas de juegos y temas retro, y juegos de mesa. Fue un crecimiento más lento, pero el crecimiento tenía sentido. Recuerda, siempre hay el año que viene. El crecimiento y la expansión en otros fandoms es posible, pero no lo fuerces al iniciar una convención.

Realmente no podrás disfrutar de tu propia estafa, y eso está bien

Tal vez haya algunos organizadores por ahí que han descubierto con éxito la fórmula mágica para pasar tiempo disfrutando de los frutos de su trabajo, pero yo no soy uno de ellos. No me malinterpretes, estoy feliz de organizar el evento y ver a otros pasar los mejores momentos de su vida, pero estoy demasiado ocupado durante el fin de semana para detenerme y oler las rosas asistiendo a cualquier panel, examinando a cualquier proveedor o reuniéndome con amigos para almorzar. ¿Puedes adivinar cuántos juegos puedo jugar en mi propia convención de juegos? Una. Pero está bien. Estoy mucho más preocupado por asegurarme de que las personas estén donde deben estar, organizar el transporte para los invitados, hablar con los medios de comunicación, capturar las redes sociales y una letanía de otras tareas que deben realizarse durante el even para que funcione sin problemas.

Nunca olvidaré un momento durante mi primera convención. Después de más de un año de planificación, y con el evento ya en marcha por la noche, me paré en nuestra sala de juegos con cientos de personas jugando cientos de juegos con música brillante de los 80 de fondo. Estaba disfrutando del resplandor de darme cuenta de que habíamos logrado un evento épico y la culminación de todo nuestro trabajo duro para ver que un sueño se convirtiera en realidad me golpeó de una vez y me embargó la emoción. Justo cuando me di cuenta de que las lágrimas brotaban en mis ojos y que este es un momento que debería saborear para siempre, alguien me gritó para hacerme saber que había un problema trivial con uno de los juegos. * Suspiro * De vuelta al trabajo

Recuerde, el dinero se detiene con usted, por lo que si hay algún holgura durante el espectáculo, usted será el que tenga que recogerlo. Si algo sale mal, serás la persona a la que todos recurrirán. Tener un buen grupo de personal y / o voluntarios para ayudar a protegerte de cada calamidad es una cosa, pero al final del día, todos los ojos están puestos en ti. Si desea relajarse durante una convención y disfrutar plenamente de todas las festividades, es más que probable que tenga que hacerlo en el evento de otra persona.

Hazlo porque te encanta, no por dinero

Alerta de Spoiler: lo más probable es que no te hagas rico ejecutando una convención.

No digo que sea imposible. Solo digo que es poco probable. Afortunadamente en SFGE, cada año hemos organizado el evento, nunca hemos perdido dinero. En los últimos años, en realidad he podido ganar una pequeña cantidad para poner en mi cuenta bancaria del programa, pero no dejaré mi trabajo diario en el corto plazo. La mayor parte del dinero que ganamos de la venta de entradas sale directamente de la puerta para cubrir el costo del lugar, las tarifas de viaje y de invitados, el alquiler de equipos, la comercialización y la impresión, y cualquier otro número de costos relacionados con la ejecución del espectáculo. La mayoría del dinero que sobra después de todas nuestras tarifas se aplica simplemente a los costos entrantes del próximo año, con solo una pequeña fracción que los organizadores pueden dividir aún más. Lo que gano cada año nunca me compensaría por completo por las interminables horas dedicadas a organizar el espectáculo si fuera un empleado por hora. Pero ¿sabes qué? Está bien. Si tienes la energía y la pasión que se necesita para comenzar una convención, verla fructificar es su propia recompensa.

¡La mejor de las suertes en compartir su pasión con los demás y esperamos que estos consejos puedan ayudarlo a organizar un evento exitoso!