¿Qué es la eficiencia de flujo?
¿Qué debe tener en cuenta al calcularlo? ¿Cuál es la eficiencia promedio de los equipos de todo el mundo? ¿Cómo se puede medir en un tablero Kanban con precisión? Lo que está a punto de leer responderá a todas estas preguntas y más, para que pueda averiguar si realmente es eficiente y dónde enfocar sus esfuerzos para mejorar.
Si es nuevo en la gestión de proyectos Lean y aún no conoce el concepto, debe tomarse un minuto para familiarizarse con los principios Lean que son la base para alcanzar la máxima eficiencia del proceso de trabajo antes de continuar con este artículo.
La eficiencia del trabajo es Hacer Más con Menos Esfuerzo
Desde la perspectiva de un gerente de proyecto Lean, la eficiencia del proceso se puede calcular como la relación entre el tiempo de adición de valor y el tiempo de entrega requerido para completarlo. Echemos un vistazo más detallado a lo que eso significa:
- El tiempo de adición de valor es el período de tiempo en el que su equipo o equipo trabaja activamente en una tarea;
- El tiempo de espera es todo el tiempo que se requiere para completar una tarea;
- La diferencia entre los dos puede denominarse desperdicio y debe minimizarse.
¿Cómo medir la eficiencia del proceso?
La forma más básica de calcular la eficiencia del proceso se puede describir con la siguiente fórmula:
Aumente la eficiencia del proceso con Kanban
El gran problema que impulsa a muchos gerentes de proyecto al método Kanban es el hecho de que sus equipos siempre están extremadamente ocupados y, sin embargo, cumplir con los plazos conlleva mucho estrés y permanecer horas extras en la oficina. Implementar un tablero Kanban es una buena manera de visualizar el trabajo de tu equipo, pero el tablero y las cartas por sí mismos no podrán hacer nada por el hecho de que tu eficiencia es baja.
La razón detrás de esto es que la placa simplemente sirve como una herramienta para mapear su flujo de trabajo. Establecer un flujo es algo que el equipo y su gerente deben hacer juntos implementando políticas explícitas, automatización y rituales en la forma en que usan sus tableros Kanban.
Uno de los obstáculos más importantes de un líder que ha decidido aplicar el enfoque de gestión de proyectos Lean es deshacerse del hábito de la multitarea que está extendido en todas las organizaciones.
Si cada uno de los miembros de su equipo está trabajando en algunas tareas simultáneamente (o está tratando de hacerlo), la eficiencia del trabajo solo puede disminuir. Esto se debe al hecho de que establecer un flujo de trabajo se vuelve imposible cuando se cambia constantemente de contexto.
Depende del gerente de proyecto considerar los límites de WIP apropiados que deben colocarse en el tablero Kanban para que el equipo pueda mantener su enfoque y evitar distracciones innecesarias.
Además, al identificar una columna de cuello de botella que reduce significativamente la eficiencia, debe considerar colocar una etapa de cola adicional unos pasos antes o asignar capacidad adicional para que pueda aliviarse un poco.
La Eficiencia de proceso Promedio de los equipos de todo el mundo es:
Según el autor de Métricas Ágiles Procesables para la Previsibilidad Daniel Vacanti, la eficiencia de flujo promedio de los equipos que son nuevos en la gestión de proyectos Lean o que generalmente no prestan atención a su flujo está entre el 5% y el 15%.
Colocado en un contexto de desarrollo de producto, esto significa que si una historia de usuario tarda 20 días en completarse y tiene una eficiencia de flujo del 15%, entonces alguien trabaja activamente en ella durante solo tres días. Por lo tanto, durante los otros 17 días, la asignación permanece inactiva en una columna de cola en un tablero Kanban en algún lugar del sistema.
David J. Anderson, que adaptó el método Kanban para la implementación del trabajo de conocimiento, explica más a fondo esta observación. En su experiencia, aún más, los equipos expertos que han alcanzado la simbiosis de sus acciones y buscan mejorar su flujo tienen problemas para superar el 40% de eficiencia de su flujo de trabajo.
Sin duda, esto no suena como un número óptimo, pero hay factores que arrastran la eficiencia que no siempre están bajo el control del gerente de proyecto, como:
- Dependencias-Dependencias de servicios compartidos, por lo general especialistas o proveedores. Dependencias en diferentes equipos o flujos de trabajo que trabajan en piezas dependientes de un sistema o dentro de elementos dependientes de la arquitectura del producto.
- Variación en la naturaleza del trabajo: Como los requisitos varían, cada pieza de trabajo es única y los tiempos de ciclo a través de las etapas individuales de descubrimiento de conocimiento variarán. Como resultado, una cierta cantidad de colas y un tampón son inevitables para lograr un flujo suave. La alternativa es tener cantidades significativas de tiempo de inactividad para el equipo con el fin de absorber la variabilidad en los tiempos de ciclo locales.
- Liquidez del equipo (o falta de ella): En un entorno de habilidades y experiencia heterogéneas, emparejar al miembro adecuado del equipo con una pieza de trabajo adecuada significa que debe haber más trabajo en el sistema. Cuanta más heterogeneidad haya en el equipo, más WIP se requiere, por lo tanto, más tiempo de espera.
Teniendo en cuenta todo lo que ha leído hasta ahora, debe quedar claro que calcular la eficiencia del flujo es simple, pero contabilizar cada factor que lo afecta lleva tiempo.
Esto es especialmente cierto cuando tienes un gran número de tareas que pasan por tu flujo. Afortunadamente, la era digital nos ha proporcionado formas de automatizar el proceso de cálculo de la eficiencia y solo necesitamos filtrar los datos de flujo de interés.
¡Cumple con el Diagrama de Eficiencia de Flujo!
Un gráfico de eficiencia de flujo puede ser un cambio de juego para los gerentes de proyectos que desean calcular el porcentaje de eficiencia de su equipo con precisión sin tener que pasar decenas de horas contabilizando la eficiencia de cada tarea que pasa a través de su tablero Kanban manualmente.
A medida que un elemento se mueve a través de las fases de su proceso, se encuentra esencialmente en uno de dos estados:
- Trabajando activamente en
- Esperando
Cuando está esperando, está bloqueado o atascado en una columna de cola esperando que alguien lo ponga en estado activo.
Un gráfico de eficiencia de flujo típico calculará la relación entre la cantidad total de tiempo activo en el que se trabaja una tarjeta y la cantidad total de tiempo de ciclo que se tardó en terminarla.
El gráfico recopilará automáticamente datos de cada tarjeta que haya pasado por su tarjeta de software Kanban durante un período de tiempo de su elección, acumulará la eficiencia de flujo general para el período y visualizará los resultados.
Para enfocarte en ciertos períodos de trabajo de tu equipo, solo necesitas seleccionar cualquier período de tiempo en el pasado. El principal beneficio de usar una herramienta Kanban digital es que puede incluir y excluir factores adicionales, como el tiempo bloqueado de las tarjetas, y hacer lo mismo con diferentes etapas de su flujo de trabajo para experimentar y encontrar formas de mejorar su rendimiento en áreas específicas. Además, el gráfico facilita mucho la presentación de datos de eficiencia de flujo a las partes interesadas.
El Gráfico de Eficiencia de flujo puede resultar muy útil cuando:
- Desea calcular y visualizar la eficiencia de su flujo de trabajo;
- Calcule cuánto está arrastrando su productividad un cuello de botella dado;
- Calcule cuánto tiempo están gastando sus tareas trabajando activamente en lugar de esperar a que alguien tome medidas.
Medir la eficiencia del flujo es una condición obligatoria si desea ver si necesita hacer un esfuerzo serio para mejorar o si está a solo unos pocos ajustes de alcanzar la perfección del proceso.
Una vez que sepas lo lejos que está tu equipo en el camino, debes enfocarte en disminuir el tiempo de espera de tu proceso tanto como sea posible antes de buscar una manera de aumentar el tiempo activo que tu equipo pasa trabajando en sus tareas.
Experimente con diferentes límites para el trabajo en curso de su equipo y supervise cómo cambia su eficiencia y cómo cambia la distribución normal del trabajo. Asegúrese de ajustar las etapas de su flujo de trabajo para que pueda garantizar el movimiento suave de las tarjetas y atender los cuellos de botella para mantenerlos aliviados.
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