krav på brændstof – hvor god journalføring kan spare dig penge.
hvornår og hvordan kan du kræve brændstofomkostninger i din virksomhed?
hvis du kører en firmabil, er det sandsynligt, at brændstofomkostningerne dækkes af din virksomhed, og du betaler en skattepligtig naturalydelse på brændstoffet. Du behøver ikke at kræve separat for brændstofomkostninger-du kan dog registrere personlig kilometertal og tilbagebetale det til virksomheden, så du ikke bliver beskattet af naturalydelsen.
men jeg har travlt!
Hvad sker der, når du er en travl iværksætter, og du bruger din egen bil til business miles?
selvom du virkelig mener at holde gode optegnelser – nogle gange er du bare for travlt til at udarbejde den nøjagtige kilometertal for, hvor du har rejst til og fra i forhold til din virksomhed.
så kan du bare kræve for den ulige tank af brændstof i stedet.
kort sagt. Ingen.
som medarbejder i din virksomhed har du kun lov til at kræve kilometertal til de godkendte kilometertal, der er offentliggjort af HMRC. Disse kaldes kilometertal godtgørelse betalinger eller kort.
HMRC MAPs
HMRC har klare regler for at kræve kilometertal udgifter. I skrivende stund, du har lov til op til 45p pr.kilometer skattefri for hver forretningsmil, du rejser i din personlige bil.
- 45P for knytnæve 10.000 miles rejste
- 25P for hver kilometer derefter
medmindre du kan bevise, at du har brugt den fulde tank af brændstof, som du har købt med din brændstofkvittering for business miles, siger du for eksempel, at du lægger en tank af brændstof i en lejebil, eller måske er bilen parkeret i forretningslokalerne og aldrig bruges til personlig kilometertal – så skal du kan ikke kræve brændstof kvittering. Hvis du ikke kan bevise, at du kun brugte bilen til erhvervslivet, antager HMRC, at der er et niveau af personlig fordel i den brændstofbeholder, du har hævdet, og du vil blive beskattet af den. Bedre at du beregner din faktiske brug end HMRC antager din brug – dette vil aldrig blive beregnet til din fordel!
hvis virksomheden refunderer personlige udgifter til brændstof eller betaler satser over den offentliggjorte MAPs-sats på 45p pr.mil, skal dette registreres i en P11D som en naturalydelse og beskattes i overensstemmelse hermed.
for at undgå hele debatten om, hvor mange personlige eller forretningsmæssige miles du måske eller måske ikke har rejst i din bil, skal du registrere den faktiske forretningskilometer.
det påhviler dig at bevise din kilometertal til HMRC – det er ikke op til HMRC at modbevise kilometertal. I tilfælde af en revision vil de simpelthen afvise udgifterne og opkræve dig for ubetalt skat – plus renter og sanktioner selvfølgelig!
Profit udvinding – tage penge ud af din virksomhed skat effektivt
45p per mile tilladt af HMRC giver mulighed for et element af slitage på bilen, forsikring, skat, dæk og generelle reparationsomkostninger. Forudsat at din virksomhed har råd til at hævde 45p per mile, vil det altid være mere økonomisk gavnligt for dig. Dette er en effektiv måde at udvinde overskud fra din virksomhed, da de fulde omkostninger ved kilometertal er tilladt for skat.
kan jeg kræve moms på min kilometertal?
Ja, men…..
- du kan ikke kræve moms på den fulde 45P pr.mil (som inkluderer et bidrag til din MOT, bilafgift ,dæk og forsikring osv.)
- du kan kræve moms på selve brændstofelementet
igen HMRC offentliggør satser, kaldet rådgivende brændstofpriser – som vi har lov til at kræve Moms tilbage. Disse opdateres hvert kvartal.
lad os overveje et eksempel og se på regnskabsposterne.
 Angiv scenariet og arbejd gennem trinene |
|
| # | Bob kører 100 miles i sin egen bil, som har en 1600cc brændstofmotor. Han ønsker at gøre et kilometertal krav på rejsen og inddrive momsen mod omkostningerne i hans konti.
hans krav er dateret oktober 2015, så han vil bruge de nuværende satser tilladt af HMRC og offentliggjort på deres hjemmeside. han har gjort kilometertal krav på 1250 miles siden 06-April-2015 så er godt under 10.000 mile tærskel for kort på 45p i dette skatteår. |
| 1 | Bob gør en kilometertal krav for 100 miles på 45p per mile.
100 gange 45P = £45.00 |
| 2 | han kontrollerer de offentliggjorte satser for at se, hvor meget af 45P er brændstofelementet er brændstof og finder ud af, at det er 14P for en tankbil med en 1600cc motor. |
| 3 | han beregner brændstofelementet i kravet
100 * 14P = lot 14: 00, så det ikke-brændstofelement skal være £31.00 |
| 4 | han beregner MOMSELEMENTET i brændstofpåstanden
lot 14,00 * 1/6 (20/120) = lot 2.33, så beløbet før moms skal være £11.67 |
| 5 | han indtaster sit kilometerkrav i sit regnskabssystem som følger:
|
den dobbelte post i hans konti vil se sådan ud:
 31-dobbelt indgang for kilometertal krav |
||
| transaktion | debet | kredit |
| kilometertal ved 20% moms (P& L) | 11.67 | |
| kilometertal uden moms (P& L) | 31.00 | |
| moms (BS) | 2.33 | |
| Bobs udgiftskonto (dette kunne også krediteres hans direktørers lånekonto) | 45.00 | |
| i alt | 45.00 | 45.00 |
pas på:
Skattefælder |
|
| # | pas på: |
| 1 | Opbevar Brændstofindtægter
selvom du har lov til at inddrive momsen på brændstofkrav, skal du stadig bevise over for HMRC, at du faktisk har købt brændstof i kravperioden. selvom du ikke indtaster dem i dit system – skal du opbevare kopier af momsbrændstofindtægter med tilstrækkelig moms til at dække det krav, du fremsætter, med dine regnskabsposter . Hvis du bruger Ksero, kan du scanne disse sammen med din kilometertal krav. |
| 2 | Oprethold tilstrækkelige poster
Opbevar tilstrækkelige poster til at bevise din forretningsrejse:
det kan virke som en stor indsats, men jo bedre dine poster er nu – jo lettere vil det være at forsvare enhver form for udfordring i en momsrevision senere. |
du kan se det ved at sikre, at journalføringen er korrekt – Du kan undgå unødvendig stress med HMRC og inddrive moms på dine kilometertal.
💡 Top Tips til kilometertal sporing |
|
| # | |
| 1 | Opbevar en notesbog i din bil for at registrere forretningskilometer |
| 2 | Opbevar fortegnelser over alle aftaler og rejser i din dagbog, bare hvis du har brug for at henvise tilbage senere |
| 3 | du kan oprette dig selv som leverandør i dit regnskabsprogram og registrere din kilometertal som en regning, der skal betales, når og når du har midlerne. Opbevar regningen som udkast i løbet af måneden, og godkend den i slutningen af måneden, når du har registreret alle dine forretningsrejser. |
| 4 | hvis din virksomhed har udgiftskrav funktionalitet – du kan logge hver tur som en udgiftskrav og indsende det til betaling i slutningen af hver måned. |
| 5 | Hent en app på din telefon, såsom TripCatcher og logge din kilometertal, som du går. Hvis du bruger |
forlad det ikke, før skattemanden kommer på besøg, før du registrerer dine forretningsmil! Sæt robuste procedurer på plads nu.