pro mnohé z nás e-mail dominuje našemu pracovnímu životu. Počet e-mailů odeslaných po celém světě se meziročně zvyšuje o 4, 5%, takže stojí za to pamatovat, jak tento komunikační nástroj používat profesionálně a efektivně. Zde je naše rada, co nedělat.
- nedělají špatný první dojem
- nebuďte příliš obeznámeni s řádky předmětu
- nenechte se v pokušení ozdobit
- nenechávejte to nejlepší až do posledního
- nedělejte to obtížné číst
- Dejte si pozor na zkratky a zkratky
- out-of-Office shockers
- nezapomeňte zavřít
- nekopírujte ve světě
- Nikdy neposílejte před přečtením
- jsme specialisté na řešení školení pracovníků
nedělají špatný první dojem
oslovení je první věc, kterou čtenář vidí, takže se nemusíte chybně jejich jméno nebo volat jejich příjmení, spíše než jejich křestní jméno. Nebuďte příliš formální nebo neformální ve svém pozdravu; v ideálním případě byste měli zrcadlit tón vašeho čtenáře.
nebuďte příliš obeznámeni s řádky předmětu
nikdy nedávejte do předmětu ani nic příliš vágního. Vyhýbejte se také kapitalizaci a emodži. Řádky předmětu e-mailu by měly být krátké, smysluplné a snadno prohledávatelné.
nenechte se v pokušení ozdobit
úvody jako „zkoušel jsem vaše číslo dnes ráno „nebo“ vidím, že jste registrováni k účasti na konferenci příští týden “ nejsou dobře přijaty, pokud si příjemce dobře uvědomuje, že nejsou pravdivé.
nenechávejte to nejlepší až do posledního
uvědomte si, že lidé nemusí vždy číst až do konce dlouhého e-mailu. Pokud sdílíte důležité informace nebo žádáte, napište je brzy do e-mailu a poté poskytněte pozadí a podrobnosti.
nedělejte to obtížné číst
e-maily, které jsou hustě nabité textem v malém písmu bez přerušení odstavců, mohou být nevhodné a obtížně čitelné. Nezapomeňte, že lidé často čtou své e-maily na svých mobilních telefonech na cestách a tabulky a obrázky se nemusí zobrazovat na obrazovce ve stejném formátu jako na ploše.
Dejte si pozor na zkratky a zkratky
Jedná se o užitečné zkratky, když jim každý rozumí, ale může odcizit čtenáře, pokud nejsou obeznámeni s podmínkami. Pamatujte, že zkratky běžně používané ve vaší organizaci nemusí být klientům a partnerům známé.
out-of-Office shockers
nesdílejí se všemi. I když je hezké být osobní, opravdu není nutné vysvětlovat podrobnosti komplikovaného rodinného života nebo přesnou povahu vaší operace! Váš čtenář musí vědět, kdy se vrátíte a koho kontaktovat ve vaší nepřítomnosti.
nezapomeňte zavřít
snažte se ukončit svůj e-mail příliš náhle; místo toho zabalte “ těším se na setkání/mluvení s vámi.. nebo „Prosím, dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy“ v závislosti na kontextu. Ujistěte se, že vaše odhlášení je profesionální; většina lidí používá verzi pozdravů, ať už „laskavá“ nebo „nejlepší“.
nekopírujte ve světě
konkrétně nekopírujte u někoho staršího jako formu obrany nebo útoku nebo nepřidávejte nové lidi do existujících e-mailových vláken bez vysvětlení proč. Taky, nepoužívejte cc jako způsob, jak poprvé sdělit osobě v kopii, že musí pro příjemce něco udělat-je zdvořilé s nimi mluvit nebo jim nejprve poslat zprávu zvlášť.
Nikdy neposílejte před přečtením
nedbalé e-maily s pravopisnými chybami a překlepy zanechávají trvalý negativní dojem. Je také pravděpodobné, že vynecháte důležité informace nebo necháte otázky od příjemce nezodpovězené, pokud spěcháte s psaním e-mailu.
Zlepšete svou schopnost vytvářet přesnou, jasnou a čtenářskou písemnou komunikaci na našem kurzu profesionálních psacích dovedností.
jsme specialisté na řešení školení pracovníků
jak vám můžeme pomoci?
- Zkontrolujte své stávající tréninkové procesy a proveďte analýzu potřeb
- Otestujte úrovně dovedností svých zaměstnanců
- doporučte možnosti školení
- Poskytněte školení
co získáte?
- nákladově efektivní virtuální tréninková řešení
- zvýšená angažovanost a důvěra zaměstnanců
- Zlepšená mezinárodní komunikace vedoucí k lepšímu výkonu podnikání